Wat is de ET-regeling?
Veel Nederlandse bedrijven werken met arbeidsmigranten. Daar gelden diverse regelingen voor. Een van die regelingen is de ET-regeling. ET staat voor Extra Territoriale kosten en is gericht op werknemers die in Nederland werken, maar hier niet permanent wonen. De ET-regeling maakt het mogelijk om brutoloon in te ruilen tegen onbelaste vergoedingen, zodat je werknemers tegemoet komt in de dubbele kosten (zoals huisvesting en reiskosten) die ze moeten maken.
Dit artikel is gecontroleerd door René de Haas, expert op het gebied van wet- en regelgeving in de flexbranche.
Bekijk onderstaand filmpje over de ET-regeling. Of lees verder in de tekst onder de video.
Inhoudsopgave
- Waarom bestaat de ET-regeling?
- Voor wie geldt de ET-regeling?
- Welke kosten vallen onder de ET-regeling?
- Welke voorwaarden gelden voor de ET-regeling?
- Voor- en nadelen ET-regeling
- Voorbeeld loonstrook ET-regeling
- Rekentool ET-regeling ABU en NBBU
- ET-regeling toepassen?
- Rekenvoorbeeld ET-regeling
- FAQ over de ET-regeling
Waarom bestaat de ET-regeling?
De ET-regeling is vrij complex. Daarom leggen we het graag aan je uit. Deze regeling is in het leven geroepen omdat uitzendkrachten uit het buitenland vaak kampen met extra kosten. Denk aan dubbele huisvesting, de reiskosten van en naar het thuisland, etc. De regeling maakt het mogelijk om brutoloon in te ruilen tegen onbelaste vergoedingen voor deze extraterritoriale kosten. Oftewel: de werkgever houdt een stukje brutoloon in, en keert dat vervolgens netto aan de werknemer uit. Hierdoor houdt hij een hoger nettoloon over, omdat hij minder inkomstenbelasting en sociale premies hoeft te betalen. Ook scheelt het de werkgever werkgeverslasten.
Voor wie geldt de ET-regeling?
De ET-regeling geldt alleen voor medewerkers die niet permanent in Nederland wonen, formeel gezien de medewerker met tijdelijk verblijf in Nederland. Het moet duidelijk zijn dat de medewerker tijdelijk in Nederland verblijft voor werk. Daarnaast moeten er ook daadwerkelijk ET-kosten gemaakt worden en de medewerker moet een woning hebben in het thuisland.
ET-regeling maximaal 5 jaar
Je mag de ET-regeling maximaal 5 jaar toepassen. Als een uitzendkracht namelijk 5 jaar in Nederland werkt, is het aannemelijk dat hij zijn sociale leven in Nederland heeft opgebouwd en hier dus niet meer tijdelijk verblijft.
Controle ET-regeling Belastingdienst
De controle op het juist toepassen van de regeling door de Belastingdienst (via de Wet aanpak schijnconstructies) is zeer streng, omdat het fiscaal grote consequenties kan hebben.
Welke kosten vallen onder de ET-regeling?
De ET-regeling voor uitzendkrachten bestaat uit 3 soorten kosten die je bruto mag uitruilen en vervolgens netto mag vergoeden. Door de regeling toe te passen kom je je buitenlandse uitzendkrachten tegemoet in de extra kosten waar zij mee te maken hebben op deze drie vlakken:
- Reiskosten
- Dubbele huisvestingskosten
- Kosten voor levensonderhoud
1. Reiskosten
Hierbij gaat het om de kosten voor vervoer van en naar het thuisland. Bijvoorbeeld als je buitenlandse werknemer 1x per maand afreist naar zijn thuisland om daar zijn familie te bezoeken.
Vergoeding
De reiskostenvergoeding bedraagt € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding is alleen beschikbaar voor degene die ook daadwerkelijk de (privé-)auto of het busje bestuurt.
Bewijslast
Omdat de controle door de Belastingdienst vrij streng is, is dossieropbouw belangrijk. De bewijslast van de component Reiskosten bestaat uit bonnetjes van brandstof en/of tol. Ook moet het aantal kilometers aannemelijk zijn voor de afstand van Nederland naar het thuisland.
2. Dubbele huisvestingskosten
Buitenlandse uitzendkrachten hebben vaak te maken met dubbele huisvestingskosten. Ze betalen namelijk zowel in Nederland als in het thuisland voor huisvesting, omdat ze hier maar tijdelijk verblijven.
Vergoeding
Als je een SNF-keurmerk hebt, mag je wekelijks maximaal 25% van het wettelijk weekloon uitruilen voor dubbele huisvestingskosten.
Wanneer is er sprake van dubbele huisvesting?
Voor de bewijslast van de component Dubbele huisvestingskosten moet je door middel van papieren aan kunnen tonen dat de uitzendkracht betaalt voor huisvesting in het thuisland. Denk dan aan een actuele energierekening, huurovereenkomst en/of telefoonrekening. Ook van de kosten van huisvesting in Nederland moet bewijs zijn, zoals een huurovereenkomst of een betaalbewijs.
3. Kosten voor levensonderhoud
De kosten voor levensonderhoud in Nederland zijn vaak een stuk hoger dan in het thuisland van de uitzendkracht. Via deze regeling kunnen deze kosten gedeeltelijk gecompenseerd worden. De hoogte van het bedrag dat je in het kader van de regeling mag uitruilen voor levensonderhoud verschilt per land. Elk jaar worden deze bedragen opnieuw berekend door Mazars.
Welke voorwaarden gelden voor de ET-regeling?
De regeling is best complex. Er zijn namelijk meer dan 10 verschillende ET-regeling voorwaarden, die je allemaal moet kunnen afvinken. De voorwaarden zijn (niet limitatief):
- Het gebruik van de regeling moet vooraf schriftelijk overeengekomen worden in de uitzendovereenkomst.
- De uitzendkracht moet geworven zijn door een buitenlands wervingsbureau dat is gevestigd in het thuisland van de uitzendkracht. Als er geen buitenlands wervingsbureau is, dan is het ook voldoende dat er een website is die gericht is op werving in het thuisland, dus met vacatures in de moedertaal en sollicitatiemogelijkheden via een buitenlandse website (zoals .hu, .lt en .pl).
- De uitruil van het loon moet op de loonstrook vermeld worden.
- Je moet rekening houden met bepalingen waarvan je niet mag afwijken bij de uitruil van loon.
- Alleen als het fiscaal toelaatbaar is, is uitruil van loon toegestaan.
- Na de uitruiling, mag het brutoloon niet lager zijn dat het wettelijk minimumloon.
- De uitruil van het loon mag niet meer zijn dan 30% van het feitelijk loon.
- Op de loonstrook moet een fiscaal buitenlands adres van de uitzendkracht staan.
- Eén van de voorwaarden van de ET-regeling is dat duidelijk moet zijn in welke periode een uitzendkracht in welke huisvesting heeft gewoond; dit wordt ook wel de bewonerslijst genoemd.
- Per 1 januari 2025 is de uitruil van het brutoloon van 81% naar 100% gestegen. Dit betekent dat het volledige deel van de extraterritoriale kosten belastingvrij kan worden uitbetaald.
Bron: SNCU
Zoals we al schreven, het is best complex en ook lastig in jip-en-janneke taal uit te leggen. Werk je met ons samen, dan hoef je gelukkig zelf niet alle ins and outs te weten. Onze ET-specialisten nemen je dit graag uit handen!
Voor- en nadelen ET-regeling
Voordelen
- De buitenlandse werknemer houdt netto meer loon over. Hij hoeft namelijk geen inkomstenbelasting te betalen over het uitgeruilde loon.
- Als werkgever profiteer je van lagere werkgeverslasten, omdat je uitruilt op het brutoloon.
Nadelen
- Buitenlandse werknemers bouwen lagere sociale premies op, evenals reserveringen.*
*In de praktijk is dit niet echt een nadeel, omdat buitenlandse uitzendkrachten nauwelijks gebruik maken van het Nederlandse sociale stelsel.
Voorbeeld loonstrook ET-regeling
Hieronder vind je een voorbeeld van een loonstrook met ET-regeling.
Rekentool ET-regeling ABU en NBBU
Ben je als uitzendbureau lid van de ABU of NBBU, dan kan je gebruikmaken van de door hen ontwikkelde ET-regeling rekentools. Je vindt ze hier:
ET-regeling toepassen?
Wil je de ET-regeling toepassen voor jouw uitzendkrachten, maar weet je niet precies hoe? Als je je backoffice uitbesteedt aan ons, nemen we je alles uit handen. Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Rekenvoorbeeld ET-regeling
Wil je meer weten over deze regeling en ontdekken hoe je precies de berekening maakt? In het rekenvoorbeeld ET-regeling in onze whitepaper zie je precies wat het voordeel voor de werknemer is, maar ook voor jouw als werkgever. Download onze uitgebreide whitepaper over de ET-regeling inclusief rekenvoorbeeld ET-regeling.
FAQ over de ET-regeling
ET-kosten (extraterritoriale kosten) zijn vergoedingen die een werkgever kan bieden voor medewerkers die tijdelijk in Nederland werken en verblijven, maar die zich hier dus niet permanent vestigen. De 30%-regeling is bedoeld voor buitenlandse werknemers die in Nederland wonen en werken en biedt belastingvoordeel voor bepaalde kosten. Het belangrijkste verschil is dat de ET-regeling vooral voor tijdelijke situaties geldt, terwijl de 30%-regeling breder is en belastingvoordeel biedt voor langdurige verplaatsingen naar Nederland.
In de loonadministratie moet je de gemaakte ET-kosten van je werknemer vastleggen. Dit omvat bewijs van de extraterritoriale kosten (reiskosten en dubbele huisvestingskosten), de verblijfsduur in Nederland, en een verklaring dat de medewerker buiten Nederland een huis heeft en tijdelijk in Nederland werkt.
Ja, de ET-regeling kan ook van toepassing zijn voor EU-medewerkers. Als zij voldoen aan de ET voorwaarden die in dit artikel genoemd worden, kunnen zij ook gebruik maken van de ET-regeling.
In de uitzendbranche kan de ET-regeling van toepassing zijn als de uitzendkracht tijdelijk in Nederland werkt en verblijft. Uitzendorganisaties moeten de gemaakte kosten voor de medewerker vergoeden en deze goed administreren, rekening houdend met de regels voor ET-kosten.
Ja, de werknemer moet aantonen dat hij in zijn thuisland betaalt voor huisvesting. Dit kan bijvoorbeeld met een bewijs van inschrijving in het thuisland, een energierekening of huurovereenkomst op zijn naam.
Kosten zijn extraterritoriaal als ze verband houden met werk en (tijdelijk) wonen in Nederland terwijl de werknemer ook huisvesting in zijn thuisland heeft. Dit bewijs kan geleverd worden door het tonen van reiskosten, verblijfskosten en andere werkgerelateerde uitgaven die specifiek voor het tijdelijke verblijf in Nederland zijn.
Je moet de gemaakte kosten, de verblijfsduur in Nederland en het bewijs dat de medewerker buiten Nederland woont, vastleggen in je loonadministratie. Daarnaast is het belangrijk om een verklaring van de medewerker te hebben die zijn tijdelijke verblijf in Nederland bevestigt.
De vergoedingen voor ET-kosten moeten reëel zijn en daadwerkelijk gemaakt worden. Er zijn geen specifieke bedragen voor vergoeding, maar de kosten moeten passen bij wat gebruikelijk is voor tijdelijk werk in Nederland.
In sommige gevallen wel. Het gaat dan om de component Reiskosten voor het vervoer van en naar het thuisland. De vergoeding is alleen voor degene die ook daadwerkelijk de auto of het busje bestuurt.
De belangrijkste risico’s zijn belastingcorrecties, boetes of naheffingen als je de ET-regeling niet correct toepast. Een onjuiste of onvolledige administratie kan leiden tot het verlies van belastingvoordeel of het niet kunnen claimen van bepaalde vergoedingen.
De Belastingdienst controleert of de medewerker inderdaad buiten Nederland zijn vaste woonplek heeft, of de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn en of deze goed worden gedocumenteerd in de loonadministratie. Ook wordt gekeken of de kosten redelijk zijn en in lijn met de regeling.
Na de uitruil, mag het brutoloon niet lager zijn dat het wettelijk minimumloon.
Op de loonstrook worden de vergoede ET-kosten apart vermeld. Dit kan als een onbelaste vergoeding worden opgenomen, zolang het duidelijk is dat het gaat om kosten die onder de ET-regeling vallen en goed gedocumenteerd zijn. Bekijk hier een ET-regeling loonstrook voorbeeld.
Arga is als marketeer al jarenlang actief voor ondernemingen in de flexbranche. Met input van diverse specialisten, schrijft ze graag over inhoudelijke onderwerpen in begrijpelijke taal. Nieuwe ontwikkelingen volgt ze op de voet en één van haar beste vrienden is momenteel ChatGPT. Niet zozeer voor de inhoud, maar wel voor het opdoen van inspiratie. Daarnaast houdt ze zich graag bezig met het ontwikkelen van websites, design en social media campagnes. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Arga.
Onze business innovation manager René is een pietje precies en houdt van structuur en duidelijkheid. Hij houdt nauwlettend de markt in de gaten, van ontwikkelingen in de salarisadministratie tot veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving. Zijn nieuwsgierigheid en analytische geest zorgen ervoor dat hij altijd op de hoogte is van de laatste trends en innovaties in de branche. René gaat echter nog een stap verder. Hij is voortdurend op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden om de dienstverlening van Flexhub te verbeteren en te innoveren. Hij is de drijvende kracht achter het implementeren van nieuwe processen die onze klanten en medewerkers ten goede komen. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van René.
