De onmisbare rol van een grondige vacature-intake

Hoewel het misschien lijkt alsof we bij Flexhub voor alle functies snel nieuwe medewerkers weten te vinden, moeten ook wij soms externe leveranciers inschakelen om ons hierbij te ondersteunen. Vooral bij lastiger in te vullen vacatures, of voor functies waar we doorlopend open staan voor talent, is het fijn om ons netwerk in te zetten.

Met mijn (Michelle den Boer) eigen achtergrond als bureau recruiter, weet ik dat het altijd erg fijn is als een opdrachtgever zelf in de lucht komt met een aanvraag. Dat scheelt voor het salesteam weer een paar telefoontjes! Maar met diezelfde achtergrond, is mij wel direct iets opgevallen bij het inzetten van deze externe kanalen, namelijk de verschillen in vacature-intake of -uitvraag!

Te weinig aandacht voor vacature-intake

In het constant evoluerende landschap van talentacquisitie, waar technologie en automatisering hun stempel drukken, is er veel aandacht voor de selectie van een kandidaat, het voeren van een goede (geautomatiseerde) screening, een chronologische funnel in een ATS-systeem en het opstellen van een ultieme vacaturetekst, al dan niet met behulp van ChatGPT. Maar waar ik maar weinig ontwikkeling in zie en waar maar weinig aandacht naar uitgaat is de waarde van een uitgebreide vacature-intake!

Je kunt al je AI-tools en systemen wel helemaal hebben ingericht op die kandidaat, maar wat als je de vacature compleet verkeerd hebt begrepen?

De basis van een succesvol wervingsproces

Een grondig intakegesprek met vacaturehouders en/of hiring managers vormt de basis voor een succesvol wervingsproces. Met dit artikel wil ik daarom benadrukken waarom een diepgaande vacature-uitvraag van onschatbare waarde is en hoe het bijdraagt aan een verbeterde kwaliteit van het wervingsproces en de uiteindelijke kandidaat.

De noodzaak van een grondige vacature-intake

Een efficiënt wervingsproces begint met een helder begrip van de functievereisten en de noodzakelijke vaardigheden, eigenschappen en ervaringen. Maar daarnaast is het ook belangrijk te weten of iemand bij de betreffende organisatie past. Dit kan alleen worden vastgesteld door middel van een gedetailleerd intakegesprek met de betrokken partijen, zoals de vacaturehouders en hiring managers, bij voorkeur op de locatie van de werkgever zelf. Dit proces verbindt de verwachtingen met de realiteit en voorkomt toekomstige (negatieve) verrassingen.

De toegevoegde waarde van een correcte uitvraag

1. Een optimaal matchende kandidaat: Een nauwkeurige vacature-uitvraag leidt tot een nauwkeurige weergave van de functie-eisen. Dit verhoogt de kans op een succesvolle match tussen kandidaten en functies, waardoor het risico op verloop wordt verminderd.
2. Efficiëntie en tijdsbesparing: Door een helder inzicht in de functie te krijgen, kunnen recruiters hun inspanningen richten op geschikte kandidaten en onnodige sollicitaties minimaliseren. Dit resulteert in een besparing van kostbare tijd en middelen.
3. Verbeterde kwaliteit van nieuwe medewerkers: Helder inzicht in de functievereisten zorgt voor een hogere kwaliteit van de aangenomen kandidaten. Dit draagt bij aan de prestaties, productiviteit en betrokkenheid van nieuwe medewerkers.
4. Strategische samenwerking: Een goed intakegesprek bevordert de samenwerking tussen recruiters en vacaturehouders/hiring managers. Het laat zien dat recruiters niet alleen uitvoerende medewerkers zijn, maar ook strategische partners die bijdragen aan het succes van de organisatie.

Ontcijfer de puzzel

Een intakegesprek voorkomt het oppervlakkige, het voor de hand liggende en het algemeen bekende van de functie. Ook al heb je al jaren ervaring met recruitment, juist dan kun je in de valkuil stappen dat je ‘er wel een idee bij hebt’. Het is elke keer weer als het ontcijferen van een puzzel waarin de bedrijfscultuur, teamdynamiek en specifieke behoeften worden weergegeven. Het geeft recruiters de mogelijkheid om de essentie van de functie te bevatten en verborgen vereisten te ontdekken. Deze wisselen naarmate er intern dingen veranderen, er nieuwe medewerkers aan het team worden toegevoegd of de organisatie een andere koers gaat varen. Twee uitvragen bij eenzelfde opdrachtgever zijn daarom niet met 1 intakegesprek te ondervangen. Zeker niet als er enige tijd tussen de beide uitvragen zit of de vacature in een ander team uitstaat.

Stel je voor dat je een vacature krijgt met daarin de term ‘flexibele werktijden’. Betekent dit dan dat je zelf kunt bepalen wanneer je werkt als je maar het afgesproken aantal uren in de week maakt? Of betekent dit: ‘je leeft vanaf nu op kantoor’?

Menselijke communicatie en inzicht blijft de kern

In de wereld van AI en automatisering is menselijke communicatie en inzicht nog steeds de kern van ons wervingsproces. Een grondig intakegesprek is geen formaliteit, maar een fundamentele bouwsteen voor het aantrekken van de juiste kandidaten en het versterken van de organisatie.

Laten we dus vooral niet vergeten dat dit het startpunt moet zijn bij elke vorm van werving en dat we daarin als recruiter nog altijd onmisbaar zijn! 😊