Hoe voer ik een verzuimgesprek?
Het verwerken van verzuim neemt vaak veel tijd in beslag. En daarom is het fijn als dit uit handen wordt genomen. Er komt namelijk bij verzuim veel meer bij kijken dan alleen de administratieve kant. Er moet contact onderhouden worden met een werknemer bij lang verzuim. Ook moet je kennis hebben en bijblijven op het gebied van wet- en regelgeving, en regelmatig moet je ook je mannetje staan. En dan hebben we het nog niet gehad over het ziektegeld, bedrijfsartsen en verzuimgesprekken. Wij vertellen je meer over dit laatste.
Wat is een verzuimgesprek?
Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een werkgever of leidinggevende en een zieke medewerker over het verzuim. Dit gesprek gaat niet over de medische kant van de ziekte, maar over de praktische consequenties. Als Flexhub de juridisch werkgever is nemen wij het verzuim en de re-integratie van de werknemers/uitzendkrachten op ons en voeren wij de verzuimgesprekken.
Wanneer wordt een verzuimgesprek gevoerd?
Verzuimgesprekken worden gevoerd vanaf de eerste dag nadat de ziekmelding is ontvangen door Flexhub. Als de werknemer op de dag van het aangegeven verwachte herstel nog niet aan het werk is, kan er een tweede keer contact opgenomen worden met de werknemer, vaak telefonisch. Is een werknemer langdurig ziek, door bijvoorbeeld een medische ingreep of andere onderliggende reden? Dan kan één van onze verzuimcoördinatoren naar gevoel contact onderhouden met de zieke werknemer. Dit is vaak om de twee weken, maar kan ook om de maand zijn. De frequentie is dus volledig afhankelijk van de situatie.
Wat mag je vragen in een verzuimgesprek?
Bij een eerste verzuimgesprek bel je de zieke werknemer op en vraag je in principe twee dingen: hoe het gaat en hoelang de werknemer verwacht dat het herstel gaat duren. Vanuit de wet mag je als werkgever niet vragen wat de werknemer precies heeft. Vragen naar de aard van het verzuim is dus een echte no-go en moet je als werkgever vermijden. Mocht de werknemer wel in detail vertellen waarom hij of zij afwezig is, dan mag je dit niet noteren. In de administratie mag je wel in codetaal uitleggen wat er uit het verzuimgesprek is gekomen. Iemand die een operatie heeft gehad en op krukken loopt heeft dus ‘een medische ingreep’ gehad en heeft ‘een hulpmiddel om zich te verplaatsen’.
Geen dokter spelen
Als de verwachting is dat de medewerker langdurig niet (volledig) kan werken, wordt er aan de bedrijfsarts gevraagd om een advies uit te brengen. Dit gebeurt meestal rond de zesde ziekteweek, maar het kan ook eerder of later zijn als de situatie daar om vraagt. De bedrijfsarts stelt een diagnose en prognose voor herstel. Als werkgever mag je zelf geen diagnose stellen of medisch advies geven. Je mag wel een inschatting van de hersteltijd noteren in het systeem en deze communiceren, omdat dit van belang is voor een werkgever.
Eerste ziektedag
Wat ook belangrijk is om goed te noteren, zowel voor werknemer als werkgever, is de eerste ziektedag. Deze is namelijk nodig voor onder andere de verwerking van het ziektegeld en aanvragen bij het UWV. Voor veel van onze klanten is Flexhub eigen risicodrager voor de ziektewet. Wij regelen de eerste twee jaar dus zelf het ziektegeld en dragen het dossier niet over aan het UWV.
Hoe pak je een verzuimgesprek aan?
Wat je niet moet doen in een verzuimgesprek is nu duidelijk. Maar wat mag je wel doen? Geef allereerst het doel van het gesprek aan. Je intentie duidelijk maken en eerlijk communiceren is belangrijk. Laat de werknemer weten dat je wil weten hoe het met hem of haar gaat en hoelang hij of zij verwacht afwezig te zijn. Ook luisteren is belangrijk. Wees begripvol en oordeel niet, maar sta ook stevig in je schoenen. Durf stiltes te laten vallen. Zo heeft een werknemer de kans om een antwoord te formuleren. Het is ook belangrijk om het gesprek samen te vatten en te noteren in het systeem, indien nodig in codetaal.
Kort frequent verzuim
Als een werknemer gedurende een periode regelmatig voor korte periodes ziek is, is er sprake van kort frequent verzuim. Indien dit het geval is, kun je in gesprek gaan met je werknemer. Er hoeft bij verzuim namelijk niet altijd sprake van ziekte te zijn. Zo kan een werknemer zich bijvoorbeeld niet fijn voelen binnen een team, een bedrijf, of een functie. Op tijd schakelen en hierop reageren kan langdurig verzuim voorkomen. Ga dus vooral als werkgever hierover met je werknemer is gesprek. Dit hoort ook bij goed werkgeverschap.
Meer weten over verzuim en re-integratie en hoe we dit bij Flexhub doen? Lees het verhaal van Brigitte Soeters verzuimcoördinator bij Flexhub.
Dit artikel is gecontroleerd door Fleur Cozijn, teamleider Verzuim & Re-integratie bij Flexhub.
Rosalynn is als communicatiespecialist de juiste persoon om ingewikkelde informatie te vertalen in jip-en-janneke taal. Met een focus op zowel klantcommunicatie als interne communicatie weet zij altijd wat er binnen Flexhub speelt. Haar expertise gaat verder dan communicatie alleen; Rosalynn verdiept zich ook in de wet- en regelgeving binnen de Flexbranche en deelt deze kennis zowel intern als extern. Dankzij haar nieuwsgierige instelling is ze goed op hoogte wat er speelt en weet ze wanneer welke boodschap nodig is. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Rosalynn.
Fleur is de Teamleider Verzuim en Re-integratie bij Flexhub, waar zij verantwoordelijk is voor het verwerken van ziekmeldingen en het beheersen van verzuim. Met haar uitgebreide achtergrond als verzuimcoördinator bij een payroll-organisatie, brengt zij een schat aan kennis en ervaring mee. Fleurs interesse in verzuim begon tijdens haar werk bij een klantenservice met een hoog verzuimpercentage, wat haar motiveerde om zich te specialiseren in dit vakgebied. Fleur waardeert de diversiteit in haar werkzaamheden en het sterke teamgevoel binnen Flexhub, waar ze de vrijheid heeft om zelfstandig te werken en haar eigen inbreng gewaardeerd wordt. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Fleur.
