Reiskostenvergoeding en kilometervergoeding voor uitzend- en detacheringsbureaus
Reiskostenvergoeding of kilometervergoeding. In de flexbranche levert dit onderwerp vaak vragen op. Wat moet je vergoeden? Wat is verplicht? En waar loop je risico?
Belangrijk om te weten: als uitzend- of detacheringsbureau bepaal je dit meestal niet alleen. In veel gevallen geldt dat uitzendkrachten dezelfde (of minimaal gelijkwaardige) arbeidsvoorwaarden moeten krijgen als vaste medewerkers bij de inlener. Dat geldt ook voor kostenvergoedingen zoals reiskosten.
In dit artikel lees je wat dit in de praktijk betekent. Wat je moet uitvragen bij de inlener, hoe je afspraken vastlegt en hoe je fouten voorkomt. Helder en zonder omwegen. Waarom moeilijk doen, als het samen kan?
Dit artikel is gecontroleerd door Denise Sterk, expert op het gebied van backoffice dienstverlening.
Wat is een redelijke reiskostenvergoeding voor uitzendkrachten?
‘Redelijk’ is in de flexbranche vaak gewoon: wat de inlener aan vaste medewerkers geeft. Uitzendkrachten moeten in veel gevallen dezelfde of minimaal gelijkwaardige beloning krijgen. Reiskostenvergoeding en kilometervergoeding vallen daar vaak onder.
In de praktijk zie je meestal één van deze vormen:
- Een kilometervergoeding (tot het fiscaal onbelaste maximum)
- OV-kosten vergoeden op basis van declaratie
- Een vaste vergoeding of staffel uit de cao van de inlener
Wil je discussie voorkomen? Zorg dan dat je vooraf weet welke regeling bij de inlener geldt en leg vast wat jij overneemt.
Hoe werkt kilometervergoeding in de flexbranche?
Kilometervergoeding is een vergoeding per kilometer voor woon-werkverkeer of zakelijke ritten. Bij uitzendkrachten is dit extra relevant door wisselende locaties.
De belangrijkste vraag is: wat is de kilometerregeling bij de inlener? Want die vormt vaak de basis.
Zorg dat je deze punten helder hebt:
- Wanneer ontstaat recht op vergoeding?
- Welke kilometers tel je mee?
- Welke berekening gebruik je (bijvoorbeeld enkele reis of retour)?
- Welk bedrag per kilometer geldt?
Leg dit vast in je dossier én communiceer het duidelijk naar de uitzendkracht.
Wat moet een uitzendbureau regelen rondom reiskosten?
Je rol is vooral: goed uitvragen, goed vastleggen en goed uitvoeren. Zeker nu gelijkwaardige beloning een grotere rol speelt.
Dit wil je minimaal regelen:
- Uitvragen welke reiskostenregeling/kilometervergoeding de inlener toepast
- Checken welke cao of bedrijfsregeling daarbij hoort
- Afspraken vastleggen (ook over doorbelasting)
- Juiste verwerking in de loonadministratie
- Duidelijke uitleg richting uitzendkrachten
Veel gedoe ontstaat door ontbrekende informatie van de inlener of onduidelijke communicatie. Hou het simpel en volledig.
Veelgemaakte fouten bij reiskostenvergoeding
Bij reiskostenvergoeding gaat het vaak mis op kleine dingen. En juist die kunnen later duur worden.
Veelvoorkomende fouten:
- De regeling van de inlener niet (goed) uitvragen
- Aannames doen bij wisselende werklocaties
- Reiskosten wel beloven, maar anders uitvoeren
- Geen onderscheid maken tussen belast en onbelast
- Afspraken niet vastleggen in het dossier
Voorkom dit met een vaste werkwijze: uitvragen, vastleggen, verwerken, uitleggen.
Hoe zorg je voor goed werkgeverschap bij reiskosten?
Goed werkgeverschap zit niet in ‘altijd meer betalen’, maar in duidelijkheid en voorspelbaarheid. Zeker bij reiskosten, omdat het direct iemands portemonnee raakt.
Dit helpt:
- Vertel vooraf wat de regeling is (en waar die vandaan komt)
- Leg afspraken vast en pas ze consequent toe
- Leg uitzonderingen uit (bijvoorbeeld bij meerdere locaties)
- Pak vragen snel op
Zo voelt het eerlijk. En dat is precies waar gelijkwaardige beloning om draait. Samen groeien, samen sterker.
Veelgestelde vragen over reiskostenvergoeding en kilometervergoeding
Ja, vaak wel. Niet omdat het wettelijk altijd verplicht is, maar omdat de inlenersbeloning of gelijkwaardige beloning geldt. In de praktijk betekent dit dat uitzendkrachten recht hebben op dezelfde of een gelijkwaardige reiskostenvergoeding als vaste medewerkers bij de inlener.
De cao voor uitzendkrachten schrijft voor dat je aansluit bij de arbeidsvoorwaarden van de inlener. Reiskostenvergoeding en kilometervergoeding vallen daar meestal onder. Je volgt dus de regeling van de inlener, of je zorgt dat het totale pakket minimaal gelijkwaardig is.
In 2026 mag je maximaal € 0,23 per kilometer onbelast vergoeden. Vergoed je meer, dan is het bedrag boven de € 0,23 belast loon. Of je moet dit via de werkkostenregeling oplossen.
Beperkt. Verschillen zijn alleen toegestaan als ze logisch en uitlegbaar zijn. De hoofdregel blijft: wat krijgt een vaste medewerker in een vergelijkbare functie bij de inlener? Daar sluit je bij aan.
* Naheffingen en correcties
* Boetes
* Herstelbetalingen richting uitzendkrachten
* Verlies van vertrouwen
Dat laatste wordt vaak onderschat.
Door correct onderscheid te maken tussen belaste en onbelaste vergoedingen en door vast te leggen welke regeling van de inlener je volgt. Goede broninformatie is hierbij van groot belang.
Vanaf 2026 ligt de nadruk sterker op gelijkwaardige beloning. Dat betekent dat reiskostenvergoeding niet los mag worden bekeken, maar onderdeel is van het totale arbeidsvoorwaardenpakket dat minimaal gelijkwaardig moet zijn aan dat van de inlener.
Vraag altijd uit:
* Welke regeling geldt voor vaste medewerkers
* Of er een cao of bedrijfsregeling is
* Hoe wordt omgegaan met uitzonderingen
Leg dit vast voordat de uitzendkracht start.
Ja, vaak wel. Ook hier geldt: kijk hoe de inlener dit regelt voor vaste medewerkers en sluit daarbij aan.
Per opdrachtgever kan een andere regeling gelden. Dat vraagt om duidelijke vastlegging per opdracht en heldere communicatie richting de uitzendkracht.
Ook bij detachering is de regeling van de inlener vaak leidend. Bij langere opdrachten worden afspraken soms vertaald naar een vaste vergoeding, zolang deze gelijkwaardig blijft.
Hybride werken vraagt om duidelijke afspraken. Reisdagen en thuiswerkdagen moeten aansluiten bij hoe de inlener dit heeft geregeld. Op de dagen dat er thuis gewerkt wordt, kan er bijvoorbeeld een thuiswerkvergoeding gelden.
Dat kan niet volledig. Je kunt wel werken met een basisproces voor uitvraag, vastlegging en verwerking, maar de inhoud volgt per inlener.
Zeker weten dat het klopt?
Reiskostenvergoeding en kilometervergoeding zijn geen detail. Het raakt kosten, compliance en goed werkgeverschap.
Wil je zeker weten dat je reiskostenregeling klopt binnen de afspraken van je inleners?
- juridisch
- fiscaal
- en praktisch
Wij zijn de HUB die alles verbindt. Samen zorgen we dat jij kunt focussen op ondernemen.
Samen met ons bereik je meer.
Arga is als marketeer al jarenlang actief voor ondernemingen in de flexbranche. Met input van diverse specialisten, schrijft ze graag over inhoudelijke onderwerpen in begrijpelijke taal. Nieuwe ontwikkelingen volgt ze op de voet en één van haar beste vrienden is momenteel ChatGPT. Niet zozeer voor de inhoud, maar wel voor het opdoen van inspiratie. Daarnaast houdt ze zich graag bezig met het ontwikkelen van websites, design en social media campagnes. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Arga.
Met haar jarenlange ervaring in de uitzendbranche weet Denise als geen ander hoe ze andere flexondernemingen verder kan helpen. En hoe ze het team van backoffice specialisten en relatiebeheerders het beste aan kan sturen. Denise hecht een groot belang aan klantrelaties en is goed bekend met de wet- en regelgeving in de flexbranche, waardoor ze waardevol advies en ondersteuning kan bieden aan onze klanten. Daarnaast weet Denise een inspirerende werkomgeving te creëren waarin haar teamleden zich kunnen ontwikkelen en excelleren. Haar toewijding en expertise dragen bij aan het succes van Flexhub en onze klanten. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Denise.
Flexhub