Het 123 over de verificatieplicht
Als (juridisch) werkgever ben je in Nederland verplicht om de identiteit van een werknemer te controleren (dus te verifiëren) vóór hij begint met werken. Dit heeft de verificatieplicht. Dit betekent dus dat je als uitzendbureau en inlener een geldig identiteitsbewijs van de werknemer moet zien, controleren en een kopie daarvan moet bewaren in je administratie. Dit is vastgelegd in de Wet op de identificatieplicht en is bedoeld om fraude en illegaliteit op de arbeidsmarkt te voorkomen.
Dit artikel is gecontroleerd door Denise Sterk, expert op het gebied van backoffice dienstverlening.
Bekijk onderstaande video over de verificatieplicht. Of lees verder na de video.
Hoe belangrijk is het volgen van deze verificatieplicht?
De verificatieplicht is een essentieel onderdeel van het naleven van wet- en regelgeving in de uitzendbranche. Door identiteitscontrole voorkomen uitzendbureaus en inleners dat zij onbedoeld personen met een illegale status of valse gegevens aannemen.
De verificatieplicht is belangrijk bij het naleven van de wetgeving rondom loonheffingen en sociale verzekeringen. Zonder identificatie kan het moeilijk zijn om de juiste loonheffingen af te dragen, met boetes of naheffingen tot gevolg. Het juist naleven van de verificatieplicht is ook een vereiste voor de NEN 4400-1 certificering.
Wat moet je als werkgever doen om te voldoen aan de identificatieplicht?
Iedereen moet zich kunnen identificeren met een geldig identiteitsbewijs, ook op de werkplek. Als werkgever ben je verplicht de identiteit van je werknemers te controleren. Dit doe je vóórdat iemand in dienst komt door het originele identiteitsbewijs te bekijken en een kopie op te slaan in je administratie.
De identificatieplicht voor werkgevers bestaat uit drie onderdelen: verificatieplicht, bewaarplicht en zorgplicht.
1. Verificatieplicht
Bij indiensttreding moet je het originele identiteitsbewijs van de werknemer controleren op geldigheid en echtheid. Geldige documenten zijn bijvoorbeeld:
- Een paspoort
- Een Nederlandse identiteitskaart
- Een vreemdelingendocument
Let bij de controle onder andere op:
- De pasfoto: komt deze overeen met de persoon die voor je staat?
- De persoonskenmerken: zoals lengte en leeftijd
- De handtekening: laat de werknemer een handtekening zetten ter vergelijking
- De nationaliteit: deze moet vermeld zijn (ook bij buitenlandse werknemers)
- De geldigheid: de vervaldatum mag nog niet verstreken zijn
Let op: een rijbewijs of een verklaring van de Belastingdienst met BSN is geen geldig identiteitsbewijs voor de verificatieplicht, omdat hier geen nationaliteit op staat.
2. Bewaarplicht
Je bent verplicht een duidelijke kopie van het identiteitsbewijs te bewaren in je administratie. Hierop moeten in ieder geval goed leesbaar zijn:
- Het documentnummer
- De pasfoto
- Het burgerservicenummer (BSN)
Deze kopie moet je bewaren tot minimaal 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is gegaan. De kopie kan bijvoorbeeld worden opgevraagd bij een controle door de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Verloopt het identiteitsbewijs later? Dan hoef je geen nieuwe kopie te maken, zolang de originele kopie is gemaakt toen het document nog geldig was.
3. Zorgplicht
Als werkgever heb je ook een zorgplicht. Dit betekent dat je werknemers de mogelijkheid moet geven om aan hun identificatieplicht te voldoen:
- Werknemers moeten tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich dragen
- Je moet hen hier actief op wijzen
- Dit geldt zowel voor eigen medewerkers als ingehuurde arbeidskrachten
Identificatieplicht bij uitzendkrachten
Werk je met uitzendkrachten? Dan moet je zelf het originele identiteitsbewijs controleren voordat zij bij je aan de slag gaan.
- Je mag geen kopie van het identiteitsbewijs bewaren, omdat het uitzendbureau de werkgever is
- Heeft de ingehuurde arbeidskracht een nationaliteit van buiten de Europese Economische Ruimte (EER)? Dan geldt een uitzondering:
- Je moet vastleggen dat je het identiteitsbewijs hebt gecontroleerd
- Deze vastlegging moet je 5 jaar bewaren
- Je moet ook controleren of de persoon gerechtigd is om in Nederland te werken
Mag de inlener ook een kopie bewaren?
Ook al is het voor jou logisch om de regels voor het kopiëren van een identiteitsbewijs (ID-bewijs) te volgen, ook je inlener moet zich hieraan houden!
Heeft de uitzendkracht een nationaliteit van een land binnen de Europese Unie (EU), de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland, dan mag de inlener géén kopie maken en bewaren. Bij uitzendkrachten van buiten de EU, EER of Zwitserland mag de inlener wél een kopie maken.
Let op: De inlener moet het origineel ID controleren en alleen naam, geboortedatum en BSN opslaan.
Gevolgen van het niet naleven van de verificatieplicht
Het niet naleven van de verificatieplicht kan flinke gevolgen hebben. De Inspectie SZW (Sociale Zaken en Werkgelegenheid) voert regelmatig controles uit en deelt bij overtredingen boetes uit. De hoogte van de boete kan oplopen tot duizenden euro’s per werknemer. Het niet naleven van de verificatieplicht kan ook leiden tot problemen met de Belastingdienst, bijvoorbeeld als blijkt dat loonheffingen niet goed zijn afgedragen. Tot slot is het volgen van de verificatieplicht een belangrijk onderdeel bij de NEN-controle.
Beste tips voor jou
Voor uitzendbureaus is het naleven van de verificatieplicht extra belangrijk, omdat zij vaak te maken hebben met werknemers uit verschillende landen. Hier zijn enkele tips om de verificatieplicht goed te regelen:
- Gebruik een checklist: Maak gebruik van een standaard checklist voor de verificatieplicht , zodat je zeker weet dat je alle stappen correct doorloopt.
- Heldere instructies en opleiding: Zorg ervoor dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van de verificatieplicht en leidt ze op zodat ze valse identiteitsbewijzen kunnen herkennen.
- Werk met een specialist, scanner of online software: Voor extra zekerheid kun je samenwerken met een specialist op het gebied van identiteitscontrole. Dat is zeker slim als je veel werknemers uit het buitenland in dienst hebt en te maken hebt met verschillende soorten identiteitsbewijzen
Fluitend door controles
De verificatieplicht in de uitzendbranche is een belangrijke wettelijke verplichting die werkgevers helpt om de identiteit van hun werknemers correct vast te stellen. Dit voorkomt fraude, illegaliteit en andere problemen op de arbeidsmarkt.
Door de juiste stappen te volgen voor het controleren en bewaren van identiteitsbewijzen, vlieg je als uitzendbureau fluitend door controles en voorkom je boetes. Flexhub, jouw one-stop-shop in de uitzendbranche zorgt ervoor dat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen! Wil je meer weten over juridisch werkgeverschap? Klik dan hier.
FAQ over de verificatieplicht
Heeft je uitzendkracht een nationaliteit van buiten de EU/EER? Dan zijn jij én de inlener allebei verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van de uitzendkracht op te nemen in de administratie. Dat heeft te maken met de Wet arbeid vreemdelingen (WAV). Je kunt je inlener instrueren de volgende stappen te volgen:
– Stel de identiteit vast met het originele ID-bewijs of paspoort.
– Vergelijk het ID-bewijs met de kopie die hij van jou als uitzendbureau ontvangt.
– Laat de inlener een kopie opnemen in de administratie.
– Deze kopie moet (volgens de bewaarplicht) bewaard worden tot vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de uitzendovereenkomst is gestopt.
Als je tijdens de controle merkt dat een identiteitsbewijs ongeldig is — bijvoorbeeld omdat het verlopen is, beschadigd is, of een vervalsing lijkt — moet je de persoon niet aan het werk laten gaan. Neem direct contact op met de uitzendkracht om een geldig identiteitsbewijs te geven. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de kenmerken van een geldig document.
Er zijn verschillende manieren om de authenticiteit van een identiteitsbewijs te controleren. Naast visuele controle van watermerken, hologrammen en lettertype, kun je ook speciale systemen of scanners gebruiken om vervalsingen te detecteren. Zo weet je zeker dat je geen kopieën opslaat van vervalste documenten. Deze hulpmiddelen zijn vooral handig voor uitzendbureaus die regelmatig nieuwe werknemers aannemen en snel moeten kunnen schakelen.
Nina is net afgestudeerd aan de opleiding Commerciële Economie en heeft een passie in marketing, design en digitale communicatie. Tijdens haar studie heeft ze kennis gemaakt met verschillende aspecten van de marketingwereld. Haar interesse gaat vooral uit naar het creatief vormgeven van ideeën en het maken van aantrekkelijke ontwerpen. Ze heeft een scherp oog voor detail en houdt ervan om inhoudelijke onderwerpen toegankelijk te maken voor een breed publiek. Als recent afgestudeerde brengt ze frisse ideeën en een creatieve aanpak naar de marketing wereld. Met een nieuwsgierige houding blijft Nina altijd op de hoogte van nieuwe trends en technieken en leert ze graag van anderen. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Nina.
Met haar jarenlange ervaring in de uitzendbranche weet Denise als geen ander hoe ze andere flexondernemingen verder kan helpen. En hoe ze het team van backoffice specialisten en relatiebeheerders het beste aan kan sturen. Denise hecht een groot belang aan klantrelaties en is goed bekend met de wet- en regelgeving in de flexbranche, waardoor ze waardevol advies en ondersteuning kan bieden aan onze klanten. Daarnaast weet Denise een inspirerende werkomgeving te creëren waarin haar teamleden zich kunnen ontwikkelen en excelleren. Haar toewijding en expertise dragen bij aan het succes van Flexhub en onze klanten. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Denise.
Flexhub