Wat is de NEN 4400-1?
De NEN 4400-1 norm bevat eisen voor het toetsen en beoordelen van ondernemingen die arbeidskrachten beschikbaar stellen, zoals uitzendbureaus en detacheringsbureaus. Als ondernemingen voldoen aan deze norm kunnen zij het SNA-keurmerk ontvangen.
Maar wat is deze certificering precies en wat komt er bij kijken? Wij leggen het je uit in dit artikel en geven jou een checklist.
Dit artikel is gecontroleerd door Denise Sterk, expert op het gebied van backoffice dienstverlening voor uitzend- en detacheringsbureaus.
Inhoud van dit artikel
NEN 4400-1 in één overzicht
De NEN 4400-1 norm speelt een belangrijke rol bij het beperken van risico’s in de flexbranche. Om snel overzicht te geven in wat de norm inhoudt en wat dit betekent voor uitzendbureaus en opdrachtgevers, zetten we de belangrijkste punten hieronder op een rij in deze infographic.
De NEN 4400-1 norm stelt eisen aan de administratie en afdrachten van organisaties die arbeidskrachten ter beschikking stellen. Voldoen aan deze norm is een belangrijke stap richting het SNA-keurmerk en helpt risico’s voor opdrachtgevers te beperken.
In deze infographic zie je:
- wat de NEN 4400-1 norm is
- waar de checklist uit bestaat
- hoe de norm toegang geeft tot het SNA-keurmerk
- hoe dit risico’s voor opdrachtgevers verkleint
Hieronder lichten we deze onderdelen verder toe.
NEN 4400-1 certificering
De NEN 4400-1 certificering is een certificering die ondernemingen in de uitzendbranche kunnen behalen. De certificering toont aan dat het betreffende bedrijf zijn financiële zaken goed op orde heeft en dus betrouwbaar is. Het doel van deze certificering is het risico voor opdrachtgevers op boetes van de Belastingdienst beperken en het gehele uitzendproces fraudebestendig te maken. Ook is deze NEN-certificering een eis voor het SNA-keurmerk (lees hier meer over het SNA-keurmerk voor uitzendbureaus).
NEN 4400-1 eisen
Met de genoemde Nederlandse norm kan dus worden bepaald of een uitzendonderneming of inlener wel aan de verplichtingen voldoet. Wij geven je een checklist NEN 4400-1, zodat voor jou duidelijk is waar bij een audit op gelet wordt.
Checklist NEN-audit
De volgende punten maken onderdeel uit van de NEN-audit:
- Juridische vorm van de onderneming
- Personeelsadministratie: o.a. ID-bewijzen en arbeidsovereenkomsten
- Uren- en verlofregistratie
- Loonadministratie
- Aangifte administratie
- Financiële administratie: o.a. loonheffingen en omzetbelasting
- Procedure toepassen cao-lonen
NEN 4400-1 certificering behalen
Om je certificering te kunnen behalen wordt er een audit uitgevoerd. In deze initiële inspectie stelt de inspectie vast of je onderneming in aanmerking komt voor de certificering. Tijdens deze audit controleert de inspectie op alle voorgenoemde punten. Als je geslaagd bent, ontvangt je onderneming op korte termijn de certificering en word je in het SNA-register opgenomen.
Is de NEN 4400-1 verplicht?
Nee, de NEN 4400-1 is niet algemeen wettelijk verplicht voor uitzendondernemingen. De norm vormt wel de basis voor het SNA-keurmerk en is een verplicht onderdeel van de VCU-certificering. Het speelt daardoor een belangrijke rol binnen de flexbranche.
Vanaf 1 januari 2027 treedt echter de Wtta in werking. Uitleners die onder de toelatingsplicht vallen, moeten vervolgens voldoen aan de voorwaarden van het nieuwe toelatingsstelsel. Het Wtta-normenkader sluit voor een deel aan op bestaande normen, waaronder de NEN 4400 en het SNA-keurmerk, maar een SNA-keurmerk is niet in alle situaties een verplichte voorwaarde voor Wtta-toelating.
Wel geldt er in 2027 een bijzondere regeling voor uitleners met SNA. Heb je op 30 juni 2027 een geldig SNA-keurmerk met de juiste module? Dan kun je bij je eerste aanvraag eenmalig toelating aanvragen zonder een Wtta-inspectierapport mee te sturen.
Meer over deze routes lees je in ons artikel SNA-keurmerk en Wtta: wat moet je regelen voor toelating?
Aanscherping NEN 4400-1 norm voor bemiddeling van zzp’ers per 1 juli 2025
Per 1 juli 2025 wordt de NEN 4400-1 norm aangepast voor gecertificeerde ondernemingen die ook zzp’ers bemiddelen. Deze wijziging houdt verband met het vervallen van het handhavingsmoratorium van de Wet DBA. De Belastingdienst controleert nu strenger of er sprake is van een objectief afgebakende opdracht. Dit betekent dat je in de overeenkomst met de zzp’er expliciet moet vastleggen wat er opgeleverd moet worden (resultaatverplichting) en/of een begin- en einddatum, of dat het werk stoffelijk van aard is (bij aanneming van werk). Een algemene opdrachtomschrijving is dan niet meer voldoende.
Bij kassiersfunctie ook overeenkomst met zzp’er nodig
Daarnaast geldt voor intermediairs die alleen een kassiersfunctie vervullen, dat zij een overeenkomst met de zzp’er moeten hebben. Ook moet de facturatie herkenbaar namens de zzp’er worden uitgevoerd, met duidelijke vermelding van zijn gegevens zoals naam, adres, KvK- en btw-nummer. Door tijdig aan deze normeisen te voldoen, voorkom je discussie tijdens een audit.
NEN 4400-1 kosten
De kosten voor de certificering kunnen verschillen, afhankelijk van de organisatie die de audit uitvoert. Je betaalt alleen voor de inspectie (die periodiek terugkeert). Voor het SNA-keurmerk betaal je jaarlijks een vast bedrag.
NEN-certificering G-rekening
Als je beschikt over de NEN-certificering (en dus het SNA-keurmerk) is het percentage dat op de G-rekening gestort dient te worden 25% (voor vrijwaring inlenersaansprakelijkheid). Een G-rekening is een teken van financiële betrouwbaarheid en vermindert financieel risico. In dit artikel kun je meer lezen over de G-rekening.
NEN-certificering Flexhub
Flexhub is NEN gecertificeerd en wordt hier regelmatig op gecontroleerd. Besteed je je backoffice uit aan Flexhub en voldoe je aan de eisen? Dan val je onder onze certificering en ben je automatisch een NEN 4400-1 uitzendbureau. Lees hier meer over backoffice uitbesteden met NEN 4400-1 en de certificeringen die daarbij horen.
Meer informatie
Wil je meer weten over deze certificering en alles wat erbij komt kijken? Neem contact op. We helpen je graag verder.
Veelgestelde vragen
Kan je ook NEN 4400-1 gecertificeerd zijn als je zzp’ers bemiddelt?
Als je uitsluitend zzp’ers bemiddelt (op basis van bemiddeling) kan je niet NEN gecertificeerd worden. Bemiddel je echter zzp’ers op basis van tussenkomst, dan is dit wel mogelijk. Wil je meer hierover weten? Lees dan dit artikel.
Hoe vraag je een NEN 4400-1 certificaat aan?
Je vraagt het certificaat aan door een audit aan te vragen bij een geaccrediteerde inspectie-organisatie. Nadat je onderneming is goedgekeurd komt deze, via de organisatie die de audit heeft uitgevoerd, met het certificaat in het register van Stichting Normering Arbeid te staan. Je kunt je ook via de website van SNA aanmelden voor een SNA-keurmerk. Ook dan word je gekeurd op deze norm.
Arga de Bruin heeft jarenlange ervaring in marketing en communicatie binnen de flexbranche. Samen met de specialisten van Flexhub vertaalt ze ingewikkelde onderwerpen en ontwikkelingen in de sector naar duidelijke en begrijpelijke artikelen, video's en andere content. Ze volgt nieuwe ontwikkelingen op de voet en vindt het belangrijk om informatie toegankelijk en praktisch te maken voor uitzendondernemers. Daarnaast houdt ze zich graag bezig met de mogelijkheden van AI, websites, design en online marketing. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Arga.
Met haar jarenlange ervaring in de uitzendbranche weet Denise als geen ander hoe ze andere flexondernemingen verder kan helpen. En hoe ze het team van backoffice specialisten en relatiebeheerders het beste aan kan sturen. Denise hecht een groot belang aan klantrelaties en is goed bekend met de wet- en regelgeving in de flexbranche, waardoor ze waardevol advies en ondersteuning kan bieden aan onze klanten. Daarnaast weet Denise een inspirerende werkomgeving te creëren waarin haar teamleden zich kunnen ontwikkelen en excelleren. Haar toewijding en expertise dragen bij aan het succes van Flexhub en onze klanten. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Denise.
Flexhub