Wat is een recruitment systeem en hoe kies je het beste ATS-systeem?

Op zoek naar de juiste kandidaten voor je vacatures? Een goed recruitment systeem kan je daarbij helpen! Met de juiste tools en software kun je het werving- en selectieproces stroomlijnen en efficiënter maken. Maar hoe vind je nou het beste recruitment systeem dat bij jouw bedrijf past? In dit artikel delen we handige tips en inzichten om een goede recruitment systeem te kunnen kiezen.

Dit artikel is gecontroleerd door Michelle den Boer, expert op het gebied van recruitmentmarketing.

Inhoudsopgave

1. Wat is een recruitment systeem?
2. Hoe werkt een ATS-systeem?
3. Belangrijke functies recruitmentsystemen
4. Waarom een recruitment systeem gebruiken?
5. De belangrijkste kenmerken van een recruitment systeem
6. Voordelen van het gebruik van een recruitment systeem
7. Stappen om de beste kandidaten te vinden met een recruitment systeem
8. Wat is het beste ATS-systeem of recruitment systeem?
9. Hoe recruitment systeem implementeren?
10. Recruitment software via Flexhub

Wat is een recruitment systeem?

In dit artikel gaan we in op wat de voordelen zijn van een goed recruitment systeem en hoe je een geschikte softwaretool selecteer. Maar eerst we graag meer achtergrondinformatie over wat een recruitment systeem is en hoe het werkt.

Recruitment proces stroomlijnen

Een recruitment systeem is een softwaretoepassing die organisaties gebruiken om het recruitment proces te stroomlijnen. Het hoofddoel van een recruitment systeem is om het wervingsproces efficiënter en effectiever te maken.

Recruitment systeem, recruitment software, ATS-systemen

What’s in a name? Software die gebruikt wordt voor recruitment, wordt vaak met verschillende termen aangeduid. Denk aan recruitment systeem, wervingssysteem, recruitment software , ATS-systeem, etc. Maar al deze benamingen duiden dus eigenlijk op hetzelfde. In dit artikel gebruiken we de termen dan ook door elkaar.

ATS-systeem betekenis / Wat is een ATS-systeem?

Zoals in de alinea hierboven al beschreven, is ATS-systeem een andere benaming voor een recruitment systeem. ATS staat voor Applicant Tracking System, omdat je met het systeem je kandidaat kunt ‘tracken’. Oftewel volgen hoe hij zijn route door het recruitmentproces aflegt.

Hoe werkt een ATS-systeem?

Een recruitment of ATS-systeem is een geautomatiseerd softwareplatform dat het wervingsproces ondersteunt. Dit doet het door verschillende taken te stroomlijnen en te automatiseren. Hier zijn de basisstappen van hoe en ATS-systeem over het algemeen werkt:

1. Vacaturecreatie: Een recruiter maakt een vacature aan in het recruitment systeem.
2. Vacatureplaatsing: Het ATS maakt het via diverse koppelingen mogelijk om de vacature automatisch te publiceren op diverse jobboards, eigen website en andere relevante platforms.
3. Sollicitatiefunctie: Het cv en de motivatiebrief van sollicitanten komen vervolgens automatisch binnen in het recruitment systeem.
4. CV-analyse: Veel ATS-systemen analyseren automatisch de ontvangen cv’s en slaan de relevante informatie op in het profiel van de sollicitant (cv-parsing).
5. Sollicitanten volgsysteem: Het ATS-systeem volgt de voortgang van sollicitanten door het wervingsproces. Hierdoor kunnen recruiters precies zien welke stappen elke sollicitant heeft doorlopen.
6. Communicatie: Via het recruitment systeem kunnen recruiters communiceren met sollicitanten. Vaak behoren automatische e-mailmeldingen en statusupdates ook tot de mogelijkheden.
7. Samenwerking: Recruitment systemen vergemakkelijken de samenwerking tussen verschillende betrokkenen, zoals recruiters, hiring managers en HR-medewerkers. Zo kunnen ze opmerkingen toevoegen, feedback delen en beslissingen nemen binnen het systeem.
8. Rapportage en analyse: ATS-systemen bieden rapportagemogelijkheden om de prestaties van het wervingsproces te meten. Denk dan aan zaken als doorlooptijd van de vacature, het medium waarop de sollicitant de vacature is tegengekomen, etc.

Belangrijke functies recruitmentsystemen

Belangrijke functies van recruitmentsystemen zijn CV-screening, het beheren van vacatures en het organiseren van sollicitatiegesprekken. Hierdoor helpt goede recruitment software je om sollicitanten gemakkelijker te beoordelen en te selecteren op basis van de gewenste vaardigheden en ervaring. Met een geautomatiseerd systeem bespaar je niet alleen tijd, maar verhoog je ook de kans op het vinden van de meest geschikte kandidaten voor je functies.

Of je nu een startend uitzendbureau of beginnend detacheringsbureau bent op zoek naar je eerste werknemer, of een gevestigd bedrijf met veel vacatures, het juiste recruitment systeem is essentieel. Ontdek in dit artikel hoe je het beste systeem voor recruitment software in Nederland kunt vinden. Een recruitmentsyteem dat bij jouw specifieke behoeften en budget past, en hoe je hiermee succesvolle wervingscampagnes kunt opzetten.

Waarom een recruitment systeem gebruiken?

Een recruitmentsysteem is tegenwoordig onmisbaar voor bedrijven die op zoek zijn naar de beste kandidaten. We noemen 3 belangrijke redenen om gebruik te maken van recruitmentsystemen.

1.    Efficiëntie

Goede recruitment software stelt je in staat om het wervingsproces te stroomlijnen en te automatiseren, waardoor je tijd en middelen bespaart. Met een goed wervingsysteem kun je bijvoorbeeld efficiënter vacatures beheren, sollicitanten screenen en het selectieproces versnellen. Bovendien zorgt een wervingsysteem ervoor dat je een gestructureerde aanpak hebt bij het vinden van de beste kandidaten, wat de kans op het aannemen van de juiste persoon vergroot.

2.       Meten = weten

Een ander belangrijk aspect van een wervingsysteem is dat het je in staat stelt om gegevens over sollicitanten te verzamelen en te analyseren. Door gebruik te maken van data-analyse kun je inzichten verkrijgen, zoals de effectiviteit van je wervingscampagnes en de kwaliteit van de sollicitanten. Dit stelt je in staat om je wervingsstrategie voortdurend te verbeteren en te optimaliseren.

3.    Makkelijker samenwerken

Tot slot biedt een wervingsysteem ook de mogelijkheid om de samenwerking tussen verschillende stakeholders te verbeteren. Met een geïntegreerd systeem kunnen recruiters, managers en andere betrokkenen namelijk gemakkelijk samenwerken en communiceren tijdens het wervingsproces. Dit zorgt voor een efficiënte en transparante workflow. Daardoor kunnen beslissingen sneller worden genomen en wordt de kans op het vinden van de beste kandidaten vergroot.

De belangrijkste kenmerken van een recruitment systeem

Een recruitment systeem biedt verschillende functies die je helpen bij het vinden van de beste kandidaten voor jouw bedrijf. Hieronder vind je enkele van de belangrijkste functies waar je op moet letten bij het selecteren van een wervingsysteem:

1. CV-screening: Een goed recruitment systeem moet in staat zijn om CV’s automatisch te analyseren en te beoordelen op basis van vooraf ingestelde criteria. Zo helpt het recruiters om snel de meest geschikte kandidaten te identificeren en te selecteren.
2. Vacaturebeheer: De recruitment software moet een eenvoudige manier bieden om vacatures te beheren en te publiceren op verschillende kanalen, zoals je eigen website, jobboards en sociale media. Zo kun je vacatures snel en gemakkelijk onder de aandacht brengen van potentiële kandidaten.
3. Sollicitatiebeheer: Het recruitment systeem moet je in staat stellen om sollicitaties te beheren en te organiseren op een gestructureerde manier. Dit omvat functies zoals het plannen en beheren van sollicitatiegesprekken, het bijhouden van de voortgang van sollicitanten en het registreren van feedback.

Voordelen van het gebruik van een recruitment systeem

Het gebruik van een recruitment of ATS-systeem biedt verschillende voordelen voor jouw bedrijf. Hier zijn enkele belangrijke voordelen:

1. Tijdbesparing: Een geautomatiseerd ATS-systeem bespaart tijd door het proces van vacatures publiceren, sollicitaties ontvangen en kandidaten beoordelen te stroomlijnen. Daardoor kunnen recruiters zich richten op de meest veelbelovende kandidaten en het selectieproces versnellen.
2. Kostenbesparing: Het gebruik van een recruitment systeem kan kosten besparen door de efficiëntie van het wervingsproces te verbeteren. Minder tijd en middelen worden verspild aan handmatige taken, waardoor je de kosten per aanwerving kunt verlagen.
3. Kwaliteit van kandidaten: Recruitment software helpt je om de kwaliteit van de kandidaten te verbeteren door middel van geautomatiseerde screening en selectie. Daardoor kun je de meest geschikte kandidaten identificeren en aannemen, wat de prestaties en productiviteit van jouw bedrijf ten goede komen.
4. Betere besluitvorming: Een wervingsysteem biedt gegevens en inzichten die je kunnen helpen bij het nemen van betere beslissingen tijdens het wervingsproces. Door gebruik te maken van data-analyse kun je trends en patronen identificeren, zodat je jouw wervingsstrategie kunt optimaliseren en verbeteren.

Stappen om de beste kandidaten te vinden met een recruitment systeem

Het vinden van de beste kandidaten met behulp van een wervingsysteem vereist een gestructureerde aanpak. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen om het meeste uit jouw wervingsproces te halen:

1. Gebruik van applicant tracking systems (ATS) om kandidaten te screenen

Een applicant tracking system (ATS) is een softwaretool die recruiters helpt bij het beheren en organiseren van sollicitaties. Het stelt je in staat om CV’s te screenen, sollicitaties te volgen en kandidaten te beoordelen op basis van vooraf ingestelde criteria. Daardoor kun je sneller en efficiënter kandidaten screenen en selecteren.

2. Gebruik van data-analyse in het wervingsproces

Data-analyse speelt een belangrijke rol bij het vinden van de beste kandidaten. Door het verzamelen en analyseren van gegevens over sollicitanten en wervingscampagnes verkrijg je inzichten, waardoor je betere beslissingen kunt nemen. Je kunt bijvoorbeeld analyseren welke wervingskanalen de meest gekwalificeerde kandidaten opleveren. Of welke sollicitanten het meest succesvol zijn gebleken in het verleden.

3. Gebruik van sociale media en jobboards om kandidaten te vinden

Sociale media en jobboards zijn uitstekende bronnen voor het vinden van potentiële kandidaten. Door actief te zijn op platforms zoals LinkedIn, Facebook, Instagram en TikTok kun je jouw vacatures onder de aandacht brengen van een breed publiek. Het plaatsen van je vacatures op relevante jobboards vergroot ook de zichtbaarheid en vindbaarheid van jouw vacatures.

4. Implementeer effectieve interview- en beoordelingstechnieken

Het interview- en beoordelingsproces is een cruciale stap bij het vinden van de beste kandidaten. Zorg ervoor dat je gestructureerde interviewvragen gebruikt die zijn gericht op het beoordelen van de vereiste vaardigheden en ervaring. Maak gebruik van beoordelingscriteria om de prestaties van sollicitanten objectief te evalueren.

5. Stroomlijn het wervingsproces met automatisering en integratie

Automatisering en integratie kunnen het wervingsproces efficiënter maken. Overweeg het gebruik van tools en software die taken zoals CV-screening, e-mailcommunicatie en planning van sollicitatiegesprekken automatiseren. Zorg ervoor dat jouw wervingsysteem kan integreren met andere HR-systemen. Zoals personeelsinformatiesystemen en uitzendsoftware, om een naadloze uitwisseling van gegevens mogelijk te maken.

Samenvattend…

Het vinden van de beste kandidaten is van cruciaal belang voor het succes van jouw bedrijf. Met behulp van een wervingsysteem kun je het wervingsproces stroomlijnen, efficiënter maken en de kans vergroten om de meest geschikte kandidaten aan te nemen. Door gebruik te maken van functies zoals CV-screening, data-analyse en sociale media kun je jouw wervingsstrategie optimaliseren en verbeteren. Zorg er daarom voor dat je een recruitment systeem selecteert dat past bij jouw specifieke behoeften en budget. En implementeer daarnaast effectieve interview- en beoordelingstechnieken om de beste kandidaten te vinden. Met de juiste aanpak en tools kun je jouw wervingsproces naar een hoger niveau tillen en zo de juiste mensen aan boord halen voor jouw bedrijf.

Wat is het beste ATS-systeem of recruitment systeem?

Daar is uiteraard geen eenduidig antwoord op te geven, ook omdat de behoeften van uitzendbureaus en bijvoorbeeld corporate recruiters verschillen.

ATS-systemen Nederland

Om jouw zoektocht naar het beste ATS-systeem iets te vergemakkelijken, hebben we hieronder alvast een lijstje met een aantal recruitment systemen die actief zijn in Nederland gemaakt.

• Cockpit van RecruitNow
• Bullhorn
• Carerix
• Personio
• Recruitee
• Mysolution
• Jobtoolz
• Teamtailor
• Tigris
• ATS systeem AFAS
• HROffice recruitment systeem
• Raet recruitment systeem

Klik hier voor een uitgebreider overzicht van recruitment systemen.

ATS-systemen vergelijken

Wat zijn punten waar je op moet letten als je ATS-systemen met elkaar wilt vergelijken? Maak eerst een lijstje met wat voor jou de belangrijkste functionaliteiten zijn. Let uiteraard ook op prijs, gebruiksvriendelijkheid, etc. Laat ook collega’s of andere betrokkenen meekijken. En ga (vooral) niet alleen af op het mooie verhaal, maar vraag naar een gratis demo of proefperiode en naar de ervaring van andere gebruikers.

Wat kost een ATS-systeem?

De prijzen van ATS-systemen verschillen enorm. Als je prijzen met elkaar wilt vergelijken, zorg dan dat je het voor jezelf overzichtelijk krijgt. Let bijvoorbeeld naast de maandelijkse licentiekosten, op implementatiekosten, extra kosten voor specifieke onderdelen en kosten voor extra gebruikers.  

Hoe recruitment systeem implementeren?

Heb je het beste recruitment systeem gekozen? Dan is het tijd voor de implementatie. In principe verzorgt de ATS-aanbieder dit. Maar zorg dat je als hoofdgebruiker hier nauw bij betrokken bent. En dat je van tevoren samen helemaal afgestemd hebt hoe het eruit moet komen te zien. Een ander belangrijk aandachtspunt, dat helaas vaak vergeten wordt, is: betrek je collega’s erbij, zodat je tijdig draagvlak creëert. Anders heb je straks een heel mooi systeem, maar blijft iedereen in zijn oude vertrouwde Excelletjes werken… En dat wil je natuurlijk niet hebben.

Recruitment software via Flexhub

Als je bij ons de backoffice uitbesteed van je uitzendbureau helpen we je graag met het vinden van de perfecte recruitment software voor jou. Vervolgens kunnen we met de Solid Online Connector je recruitmentsoftware koppelen aan onze uitzendsoftware. Ook bouwen we graag je vacaturewebsite die gekoppeld wordt aan het gekozen ATS-pakket. Zo komen vacatures automatisch op je website. Lees op deze pagina meer over recruitment software via Flexhub.