Backoffice uitbesteden: Alles wat je moet weten

Backoffice uitbesteden van je uitzendbureau of detacheringsbureau? Iedereen met ervaring in de uitzendbranche weet dat het in dienst nemen van personeel plichten met zich meebrengt.

Je krijgt te maken met cao’s, wetgeving, ziekterisico, pensioenen en contractverplichtingen. Het opdoen én bijhouden van deze kennis vergt veel tijd en energie. Tijd en energie die je waarschijnlijk liever besteedt aan activiteiten die wél direct bijdragen aan de groei en omzet van je uitzendbureau. Zoals het werven van kandidaten en het bezoeken van inleners.

Heb je er daarom weleens over nagedacht om de backoffice van je uitzend- of detacheringsbureau uit te besteden?

Maar voordat je zover bent, wil je natuurlijk wel weten wat backoffice uitbesteden precies inhoudt, wat de voor- én nadelen ervan zijn en hoe wij onze backoffice dienstverlening hebben vormgegeven.

Dit artikel is gecontroleerd door Jonathan de Hek, expert op het gebied van backoffice dienstverlening.

In deze blog hebben we een aantal veelvoorkomende vragen op een rijtje gezet (en natuurlijk beantwoord). Dit artikel hebben we onderverdeeld in de volgende hoofdstukken:

1. Je backoffice uitbesteden: wat betekent dat?

Voor ons betekent het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau dat je weinig tot geen omkijken meer hebt naar alles wat komt kijken bij werkgeverschap in de flexbranche. Denk aan zaken als je loonadministratie, debiteurenbeheer, ziekteverzuim en contractbeheer.

In onderstaande video leggen we kort een en ander uit over het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau. Bekijk de video of lees verder onder de video.

De backoffice van je uitzendbureau zelf regelen is eigenlijk een onderneming op zich. Als je je backoffice uitbesteedt, dan geef je in de meeste gevallen ook het juridisch werkgeverschap uit handen met de daarbij gepaard gaande risico’s (m.u.v. onze dienstverlening voor Buddy’s).

Het gaat dan niet alleen om operationele ondersteuning, maar we denken ook tactisch en strategisch met je mee. Daarnaast kan je zelf kiezen welke risico’s en verantwoordelijkheden je uit handen wilt geven. Bekijk onze ‘pakketten’ voor backoffice dienstverlening. Of neem contact op om een afspraak te maken.

2. Hoe werkt het uitbesteden van je backoffice?

Als je je backoffice uitbesteedt aan Flexhub, gaan we nauw samenwerken. Samenwerken met ons betekent ook samen ondernemen. We zetten onze kennis en expertise graag in om met name alle backoffice uitzendbureau activiteiten perfect te regelen.

Wat zijn backoffice activiteiten of wat valt er onder backoffice?

Bij ons vallen onder andere de volgende diensten onder backoffice activiteiten:

• Contractbeheer en bijhouden en implementeren van nieuwe wet- en regelgeving
• Urenregistratie
• Salarisverwerking: incl. sociale afdrachten, pensioen, loonstroken, verwerken van loonbeslagen, etc.
• Facturatie
• Verloning (wekelijks of vier-wekelijks)
• Voorfinanciering
• Debiteurenbeheer 
• Afdracht van belastingen en premies
• Inschaling
• Verzekeringen (o.a. aansprakelijkheid- en kredietverzekering)
• Ziekteverzuim en opvolging
• Certificeringen (o.a. NEN 4400-1 / SNA-keurmerk, VCU)
• Subsidies
• Software
• Uitzenden naar België
• Zzp-bemiddeling

Ook is onze professionele helpdesk direct bereikbaar voor vragen van inleners en uitzendkrachten, heb je altijd een ervaren sparringpartner op ondernemersgebied, en kan je gratis deelnemen aan onze kennissessies over ontwikkelingen in de markt.

Whitepaper Uitbesteden backoffice uitzendbureau

Wil je alle informatie over het uitbesteden van je backoffice gebundeld hebben? Download dan onze uitgebreide en informatieve whitepaper over het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau (of detacheringsbureau).

3. Waarom zou je je backoffice uitbesteden?

In de twee antwoorden hierboven lees je al welke zaken we uit handen nemen als je je backoffice uitbesteedt. Maar dat geeft nog niet per definitie antwoord op de vraag: waarom zou je de backoffice van je uitzendbureau uitbesteden? Het antwoord op deze vraag is natuurlijk persoonlijk.

Maar we horen van ondernemers in de uitzendbranche die bij ons aankloppen, vaak het volgende. “We houden van het werken met mensen en het werving- en selectieproces. Maar we zitten juist niet te wachten op alle administratieve en juridische rompslomp.”

Herken je jezelf hierin? Dan is het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau of detacheringsbureau waarschijnlijk een goede keus. Zo hou jij voornamelijk tijd en energie over om te doen wat je leuk vindt. En waar je goed in bent!

Een andere optie is om een administratief medewerker in te huren. Die persoon kan dan dit gedeelte uit handen nemen. Maar het is vaak lastig om één persoon te vinden die alle facetten van de backoffice beheerst.

Wij hebben een heel team voor je klaarstaan, waarbinnen iedereen zijn eigen specialisme heeft. Zo ben je ervan verzekerd dat alles goed geregeld wordt.

Ben je benieuwd hoe een samenwerking met Flexhub op het gebied van je backoffice eruit kan zien? Kom gewoon eens vrijblijvend kennismaken. Bijvoorbeeld met Lejona, onze sales manager.

4. Welke voordelen biedt het uitbesteden backoffice uitzendbureau?

Top 3 redenen backoffice uitbesteden uitzendbureau

Voordelen van het uitbesteden van je backoffice zijn:

Tijdwinst

Het grootste voordeel is dat het je veel tijd scheelt. Tijd om alle administratieve handelingen te doen en tijd om je kennis van alle wet- en regelgeving en cao’s bij te houden. Ook tijd om je debiteuren na te bellen, etc. Tijd die jij veel beter kunt gebruiken om te doen wat jij leuk vindt: het werven en matchen van inleners en kandidaten.

Minder liquide middelen nodig

Een uitzendbureau heeft voldoende liquide middelen nodig voor voorfinanciering. Het gaat dan om de lonen van de uitzendkrachten die je al moet uitbetalen voordat de inlener betaalt. En dat kan flink oplopen.

Als je je backoffice uitbesteedt, zijn wij verantwoordelijk voor die voorfinanciering. Daardoor is het voorschieten van grote bedragen en het debiteurenbeheer niet meer jouw zorg, maar de onze. Dat geeft zeker in de opstartfase van je onderneming veel rust, maar ook als je verder wilt groeien.

Minder risico

Als een uitzendkracht ziek of arbeidsongeschikt wordt, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Als je je backoffice uitbesteedt, is dit risico voor ons. Ook je debiteurenrisico kan je geheel of gedeeltelijk aan ons uitbesteden. Dan heeft het geen gevolgen voor jou als een inlener niet betaalt, maar lossen wij dat op.

Kennis altijd up-to-date

Cao-verhogingen, modelovereenkomsten, de inlenersbeloning, juiste inschaling, constant veranderende wet- & regelgeving. Dit is nog maar een greep uit alle wetten en regeltjes.

En net als je denkt dat je ze onder de knie hebt, veranderen ze weer. Omdat cao’s en wet- en regelgeving voortdurend veranderen, moet je je kennis goed op peil houden en dat is voor veel uitzendbureaus niet te doen.

Daarom hebben wij een aantal specialisten in dienst, die de wet- en regelgeving binnen de flexbranche op hun duimpje kennen. Verandert er iets, dan verwerken ze dat op de juiste manier en informeren je waar nodig. Als je de backoffice van je uitzendbureau uitbesteedt, weet je dus zeker dat je voldoet aan de huidige wet- en regelgeving.

Dit zijn wat ons betreft de grootste voordelen van het samenwerken met een backoffice bureau. We kunnen ons echter voorstellen dat je je afvraagt of er ook nadelen zijn. Wij hebben ze nog niet kunnen ontdekken, maar wij zijn natuurlijk bevooroordeeld… Heb je vragen hierover? Stel ze gerust.

5. Tarieven backoffice uitbesteden: wat kost het uitbesteden van je backoffice?

Tarieven backoffice uitbesteden… Veel ondernemers denken dat de tarieven voor het uitbesteden van de backoffice flink zijn. Zelf doen lijkt wellicht voordeliger, maar is het eigenlijk vaak niet. Als je namelijk alle factoren meerekent, is het uitbesteden van je backoffice helemaal niet meer zo duur.

Want als je zelf je backoffice verzorgt, zijn er ook kosten voor de backoffice van je uitzendbureau. Denk dan aan zaken als personeelskosten voor een administratief medewerker. Maar ook tijd die jij of je medewerkers moeten investeren in het up to date houden van hun kennis van wet- en regelgeving. Ook de aanschaf van specifieke software voor salarisadministratie en -uitbetaling brengt kosten met zich mee. Denk ook aan verzekeringen voor je uitzendkrachten, et cetera.

Al deze zaken zijn niet goedkoop en/of kosten veel tijd als je het goed wilt doen. Als je je backoffice aan ons uitbesteedt, nemen wij al deze zaken voor onze rekening. Omdat wij hierin gespecialiseerd zijn, zijn wij hier minder tijd aan kwijt.

Ook kunnen we kosten voor bijvoorbeeld verzekeringen, uitzendsoftware, recruitmentsoftware en ziekteverzuim verdelen over een groeiend aantal personen. Daardoor kunnen wij dit voor een scherp tarief aanbieden.

Kostprijsfactor: wat is dat?

Alle backoffice dienstverleners baseren hun tarieven voor backoffice uitbesteden op een kostprijsfactor. Deze kostprijsfactor bestaat uit de werkelijke kostprijs (op basis van de ABU-cao), met toeslagen die afhankelijk zijn van de diensten die je van ons wilt afnemen en onze marge. Wil je de backoffice van je uitzendbureau uitbesteden en ga je backoffice partijen met elkaar vergelijken, let dan goed op wat wel of niet inbegrepen is in dit backoffice tarief.

Kosten backoffice uitzendbureau: inbegrepen in ons backoffice tarief

Wij bieden uitzendbureaus en detacheringsbureaus een all-in kostprijs. Bij ons geen (nare) verrassingen achteraf, maar een complete dekking en transparant tarief. Ons tarief is inclusief:

• Kosten werkgeverspremies
• Reserveringen vakantiegeld en vakantiedagen
• Kort verzuim/feestdagen
• Scholingsbudget
• Verzekeringen (krediet-, aansprakelijkheids- en bedrijfsongevallenverzekering)
• Voorfinanciering
• Onbeperkte helpdesk in de vorm van een vast team van Flexhub medewerkers
• CRM-systeem (mid- en backoffice)

Backoffice tarieven vergelijken

Veel backoffice dienstverleners stunten met lage kostprijsfactoren waar hun tarieven voor backoffice uitbesteden op gebaseerd zijn. Maar net als op allerlei andere terreinen, geldt ook hier: goedkoop is vaak duurkoop.

Vraag daarom goed door. Wat zit er echt inbegrepen in het backoffice tarief? Denk dan aan zaken die we hierboven noemen, maar ook aan:

• Welke betalingstermijn hanteren ze?
• Houden ze subsidies zelf of worden die netjes doorgezet naar jouw flexonderneming?
• Wat zijn de arbeidsvoorwaarden voor uitzendkrachten? Krijgen ze ziekte echt uitbetaald of enkel minimale uren?
• Wat is hun reactiesnelheid?
• Werken ze met goede systemen/software en is dat inbegrepen?

Dus kijk verder dan je neus lang is en laat je goed informeren. Iedere dienstverlening heeft haar prijs.

Onze garanties

Wij garanderen je het volgende:

• We doen 100% WAB-proof zaken
• Al je overeenkomsten zijn rechtsgeldig
• Alle risico’s zijn uit te sluiten
• Subsidies volledig voor flexonderneming
• Altijd beschikking over een extern servicekantoor met ruim 40 ervaren ‘collega’s’
• Direct een modern en up to date softwarepakket
• Zeer korte implementatietijd
• Je hebt intern en extern geen specialisten meer nodig

Hoe gaat het in zijn werk?

Je ontvangt geen factuur voor onze backoffice dienstverlening. Tegenover de kostprijsfactor staat namelijk marge. Inleners betalen het bruto uurloon x onze kostprijsfactor + marge voor intermediairs aan ons. Je marge zetten we vervolgens één op één naar jou door.

Meer informatie?

Wil je meer weten over de mogelijkheden van backoffice uitzendbureau uitbesteden en de verschillende pakketten? Bekijk onze backoffice pakketten of neem direct contact op voor een maatwerk offerte.

6. Waarom backoffice uitzendbureau uitbesteden aan Flexhub?

Waarom zou je je uitzendbureau backoffice aan ons uitbesteden? Wat onderscheidt ons van anderen? We kunnen hier natuurlijk een mooi verhaal neerzetten over onze kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en servicegerichtheid (punten die bij ons hoog in het vaandel staan).

Maar waarschijnlijk ben jij meer benieuwd naar hoe onze klanten onze backoffice uitzendbureau dienstverlening waarderen. Kijk daarom eens naar de klantverhalen op onze website.

Of maak gewoon een vrijblijvende kennismakingsafspraak met onze sales manager Lejona (bel 078-6416067). Dan kun je zelf ervaren of er een klik is – niet onbelangrijk als we nauw samen gaan werken.

7. Welke backoffice pakketten biedt Flexhub?

Omdat we inmiddels al heel wat jaren onderweg zijn als backoffice dienstverlener, hebben we gemerkt dat de behoefte aan bepaalde backoffice diensten afhankelijk is van de fase van een onderneming. Daarom hebben we 3 backoffice pakketten samengesteld, waarbinnen natuurlijk ook weer maatwerk mogelijk is.

• Beginners: bedoeld voor startende uitzendbureaus of detacheringsbureaus (juridisch werkgever = Flexhub).
• Boosters: bedoeld voor flexondernemingen die toe zijn aan de volgende fase (juridisch werkgever = Flexhub).
• Buddy’s: bedoeld voor volwassen flexondernemingen die graag zelfstandig blijven (of worden), maar wel volledig ondersteund worden op backoffice gebied (juridisch werkgever = flexonderneming).

Ontdek zelf welke flexdienst voor het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau of detacheringsbureau bij jou past.

8. Hoe kun je overstappen naar een andere backoffice dienstverlener?

Wellicht besteed je je uitzendbureau backoffice al langere tijd uit. Ben je nog tevreden over de aanpak, expertise, tarieven en service van je huidige partij? Zo ja, dan zit je goed. Zo nee, dan is het tijd om op zoek te gaan naar een andere backoffice partner.

Overstappen kan best spannend zijn, omdat je natuurlijk niet wilt dat je opdrachtgevers en uitzendkrachten hier hinder van ondervinden. Wij zijn ons daar zeker van bewust van. Daarom zetten we ons 100% in om de overstap goed en snel te laten verlopen, zodat eigenlijk niemand er iets van merkt. Alleen in positieve zin natuurlijk.

Je medewerkers krijgen daarnaast een uitgebreide training. Hierdoor kunnen ze direct optimaal gebruikmaken van ons mooie softwarepakket voor front-, mid- en backoffice.

Lees hier meer over het overstappen van backoffice dienstverlener.

9. Hoe kun je WAB-proof je backoffice uitbesteden?

Ben je actief in de flexbranche, dan heb je vast weleens gehoord van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Deze wet is op 1 januari 2020 ingevoerd. De overheid wil met deze wet flexwerken minder interessant maken, zodat meer mensen een vast contract krijgen.

Ook voor backoffice dienstverleners (en uitzendbureaus en inleners) heeft de WAB gevolgen. Daarom hebben we in 2019 hard gewerkt aan een aangepaste formule om de backoffice voor uitzendbureaus en detacheringsbureaus WAB-proof te kunnen blijven ontzorgen.

We kiezen ervoor om een nauwe samenwerking aan te gaan, waarin je veel vrijheid hebt. Ook kies je zelf welke risico’s je wil en kan dragen en of je gebruik maakt van onze loonlijst, je eigen loonlijst of een combinatie daarvan. Welke optie je ook kiest, je hoeft zelf geen backoffice medewerkers aan te nemen en profiteert direct van onze jarenlange ervaring en expertise.

10. Welke certificaten moet je hebben als uitzendbureau?

Certificaten die laten zien dat je een betrouwbaar uitzendbureau bent, zijn belangrijk in de uitzendbranche. Als uitzendbureau is met name het SNA-keurmerk van belang. Dit krijg je door te voldoen aan de NEN 4400-1 norm. Als je zaken doet met opdrachtgevers die een VCA-certificering hebben, is ook een VCU-certificaat van belang. Lees in dit artikel meer over certificeringen en verklaringen voor uitzendbureaus.

Vanaf 2026 gaat er waarschijnlijk een toelatingsstelsel gelden. Alleen toegelaten uitzenders mogen dan nog arbeidskrachten ter beschikking stellen. Het SNA-keurmerk vormt de basis voor de toelating, maar daarbovenop komen een aantal aanvullende eisen. Lees hier meer over het toelatingsstelsel voor uitzendbureaus vanaf 2026.

11. Je backoffice uitbesteden aan Flexhub

Als je op zoek bent naar een partij om je backoffice aan uit te besteden, maken we graag kennis met je. Je zult ontdekken dat een samenwerking met ons betekent dat we samen ondernemen. Wij zetten onze kennis en expertise graag in om met name alle backoffice activiteiten perfect te regelen.

Denk bijvoorbeeld aan facturatie, salarisadministratie, contractbeheer, ziekteverzuim en wet- en regelgeving. Hierdoor heb jij weinig omkijken meer naar het backoffice gedeelte. Zodat jij je kunt focussen op je core business en zorgeloos kunt ondernemen.

Onze werkwijze bij het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau

Onze werkwijze bij het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau is als volgt: na een kennismaking en inventarisatie van jullie wensen, maken we een maatwerk samenwerkingsplan. Indien gewenst krijg je ook een demo van onze softwarepakketten. Bekijk hieronder alvast een filmpje van onze backoffice software/uitzendsoftware voor onze intermediairs:

Nadat je het samenwerkingsplan getekend hebt, gaan we alles voor je inregelen. De stappen geven we beknopt hieronder weer:

• Inrichten uitzendsoftware
• Kredietbeoordeling
• Aanmelden opdrachtgever in uitzendsoftware
• Aanmelden uitzendkracht in uitzendsoftware
• Contract aanmaken voor gematchte uitzendkracht en digitaal laten ondertekenen
• Verloning (verloningsmomenten zijn 4x per week, ook 4-wekelijkse verloning mogelijk)
• Facturatie naar inlener
• Marge uitbetaling aan intermediair

Uiteraard is dit slechts een beknopte en zeer versimpelde weergave van onze werkwijze als je je backoffice aan ons uitbesteedt.

Aanvullende diensten bij Flexhub

Als wij samenwerken, staat onze professionele helpdesk graag voor je klaar. Ook opdrachtgevers en werknemers kunnen met vragen direct bij ons terecht. Bovendien profiteer je via ons van toegang tot trainingsmodules en software.

Daarnaast organiseren we kennissessies over ontwikkelingen in de markt. Voor jou natuurlijk helemaal gratis.

Daarom je backoffice uitbesteden aan Flexhub

Als je je backoffice aan ons uitbesteedt, mag je rekenen op kwaliteit, snelheid, flexibiliteit en servicegerichtheid van onze kant. We denken mee en vooruit. Om je hier een duidelijker beeld van te geven, delen we graag deze informatieve video met je. Hierin vertellen we over hoe we voor je klaar staan op de volgende gebieden:

• Ondernemersvragen
• Verzuimmanagement
• Krapte op de arbeidsmarkt
• Slimme uitzendsoftware

Bekijk de video en ontdek hoe we verder gaan dan andere backoffice dienstverleners.

Heb je nog vragen over deze of andere onderwerpen? Of wil je meer weten over onze backoffice dienstverlening?

Backoffice begrippen uitgelegd / FAQ