Strikt over overstappen van backoffice: “Eyeopener dat het ook anders kan”

Overstappen van backoffice klinkt al snel als een flinke operatie. Nieuwe contracten, andere facturatie, communicatie naar klanten en uitzendkrachten. Toch hoeft zo’n overstap je bureau niet stil te zetten. Dat blijkt uit het verhaal van Strikt Uitzendbureau. In onze podcast vertelt Roberto Kwakman hoe Strikt de overstap naar Flexhub heeft ervaren, waarom een goede voorbereiding zoveel verschil maakte en wat er daarna veranderde in de dagelijkse praktijk.

ALS DE BACKOFFICE STEEDS MEER AANDACHT VRAAGT

Strikt Uitzendbureau is al 2,5 jaar ambassadeur van Flexhub. We spraken hen al eerder (zie klantverhaal), maar we wilden meer weten over hun bijzondere aanpak die gericht is op langdurige plaatsingen. Want kandidaten komen altijd naar kantoor voor een persoonlijk gesprek en Roberto en zijn team kijken verder dan alleen het cv. Hij zegt daarover: “Wij zijn geen cv-schuiver. We willen echt een goede match maken, zodat iemand na één of twee jaar vast in dienst kan bij de opdrachtgever.”

Die aanpak vraagt tijd, juist om dat persoonlijke contact aan te gaan met kandidaten en klanten. Maar bij de vorige backofficepartner ging steeds meer van die tijd naar controleren en corrigeren. Contracten bleven liggen, margelijsten moesten worden nagekeken en gegevens stonden niet altijd goed in het systeem. “Op een gegeven moment moesten we bijna alles controleren. We waren alleen maar bezig met brandjes blussen.”
Toen ook uitzendkrachten last begonnen te krijgen van problemen aan de achterkant, was voor Roberto de grens bereikt. “Dat was voor mij de druppel. Toen moesten we andere keuzes gaan maken.”

EEN BACKOFFICEPARTNER DIE BIJ STRIKT PAST

Roberto onderzocht meerdere backofficepartijen en nodigde er drie uit voor een gesprek. Bij zijn keuze speelde persoonlijk contact een grote rol. “Flexhub was de enige die persoonlijk bij ons op kantoor langskwam. Lejona en Jaco hebben goed uitgelegd wat Flexhub uniek maakt en hoe ze werken. Dat voelde goed.”
Dat sloot aan bij de manier waarop Strikt zelf werkt. Eerst elkaar spreken en begrijpen wat iemand nodig heeft, daarna pas kijken hoe je samen verdergaat.

BEKIJK HET VOLLEDIGE GESPREK MET ROBERTO

In de podcast vertelt Roberto uitgebreid waarom Strikt besloot over te stappen, hoe de overgang naar Flexhub werd voorbereid en wat er daarna veranderde in de dagelijkse praktijk.

Bekijk hier de podcast met Roberto Kwakman van Strikt Uitzendbureau.

DE OVERSTAP VOORAF GOED ORGANISEREN

Bij het overstappen van backoffice verandert er veel tegelijk. Uitzendkrachten krijgen nieuwe contracten, klanten moeten nieuwe documenten tekenen en ook facturatie en betaalgegevens veranderen. Daarom werd de overgang vooraf uitgebreid voorbereid.
Roberto en zijn team kwamen vooraf langs bij Flexhub om samen het hele proces door te nemen: “Hoe komt alles straks aan de achterkant te staan? Hoe gaan we dingen organiseren? Maar ook de communicatie richting klanten en uitzendkrachten werd vooraf meegenomen.”

Volgens Roberto maakte juist die voorbereiding het verschil. “Doordat aan de achterkant alles al heel goed geregeld was en we vooraf goede informatie hadden gekregen, is het eigenlijk bijna vlekkeloos verlopen.” Ook opdrachtgevers ondervonden volgens hem geen nadelige gevolgen van de overstap. “Ik ben altijd heel sceptisch, maar de overstap zelf is gewoon echt goed verlopen.”

NA DE OVERSTAP WERD HET VERSCHIL ZICHTBAAR

Toen merkte Strikt pas echt hoeveel tijd de oude situatie eigenlijk had gekost. Vragen worden nu snel opgepakt, contracten zijn snel klaar, correcties worden verwerkt en de verloning loopt zoals verwacht. “We hoeven niet meer achterom te kijken van: wordt het wel goed geregeld? Het wordt gewoon altijd goed geregeld.”

Roberto noemt dat zelf een eyeopener. “Dat het ook anders kan. Achteraf gezien moesten we bij onze vorige backofficepartij veel te veel zelf doen. Daar is een backofficepartij niet voor bedoeld.”

Die rust aan de achterkant geeft Strikt weer meer ruimte aan de voorkant. Voor gesprekken met kandidaten, het benaderen van nieuwe mensen en acquisitie bij opdrachtgevers. “We kunnen nieuwe klanten aanboren en meer acquisitie doen. Doordat alles goed geregeld is, hebben wij tijd voor andere dingen.”

WANNEER IS HET TIJD OM NAAR EEN ANDERE BACKOFFICEPARTNER TE KIJKEN?

Volgens Roberto hoef je niet te wachten tot problemen echt uit de hand lopen. Blijven contractaanpassingen of factuurcorrecties structureel liggen? Kloppen marges regelmatig niet? Of merk je dat je steeds opnieuw moet controleren of zaken goed zijn verwerkt? Dan is het volgens hem tijd om kritisch naar de samenwerking te kijken. “Dan moet je je echt gaan afvragen: zit ik nog wel bij de goede partij?”

Het verhaal van Strikt laat vooral zien dat een overstap goed te organiseren is. De voorbereiding bepaalt daarin veel. Als processen, contracten, communicatie en verantwoordelijkheden vooraf duidelijk zijn, kan je bureau tijdens de overgang gewoon blijven draaien.

Voor Roberto leverde die stap uiteindelijk vooral rust en vertrouwen op. “Een backofficepartij moet je ontzorgen en rust geven in je organisatie. Als dat goed staat, kun jij je eigen ding goed doen.”

OVERWEEG JE ZELF OM OVER TE STAPPEN VAN BACKOFFICE?

Misschien herken je niet alle problemen van Strikt, maar merk je wel dat je huidige backoffice steeds meer aandacht vraagt. Dan hoeft de eerste stap niet direct een overstap te zijn. Begin met kritisch kijken naar de signalen dat je backoffice je groei tegenhoudt, waar de meeste tijd weglekt en hoe je kan overstappen zonder stilstand.

Wil je daarna weten wat er praktisch komt kijken bij een overstap? Lees dan hier alles over overstappen van backoffice en hoe Flexhub zo’n overgang voorbereidt. Zo krijg je eerst scherp óf overstappen zinvol is en of Flexhub bij je past. Of neem direct contact met ons op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.