Strikt Uitzendbureau

“Het was echt een eyeopener dat het ook anders kan”

Ons verhaal, Roberto en Harmien Kwakman, van Strikt Uitzendbureau

Overstappen van backoffice kan als een flinke operatie voelen. Nieuwe contracten, een andere facturatie, klanten informeren en zorgen dat uitzendkrachten nergens last van hebben. Voor Strikt Uitzendbureau was dat lange tijd een reden om een overstap uit te stellen. Tot de problemen bij hun toenmalige backofficepartner te veel tijd gingen kosten.

Strikt besloot over te stappen naar Flexhub. Door vooraf goed te kijken naar wat er geregeld moest worden, verliep die overstap volgens eigenaar Roberto Kwakman bijna vlekkeloos. En eenmaal overgestapt, merkte hij pas hoeveel tijd de oude situatie eigenlijk had gekost.

Persoonlijke aandacht staat bij Strikt voorop

Strikt Uitzendbureau wordt sinds 2020 gerund door Roberto en Harmien Kwakman. Samen hebben ze zo’n twintig jaar ervaring in de uitzendbranche. Vanuit Vollenhove helpt het bureau werkgevers en werkzoekenden in de regio bij het vinden van een goede match.

Daarbij kijkt Strikt verder dan alleen een cv en een openstaande vacature. Kandidaten komen persoonlijk langs en het doel is om mensen voor langere tijd op de juiste plek te krijgen. Het liefst met een vast dienstverband bij de opdrachtgever als resultaat.

“We zijn geen cv-schuiver”, zegt Roberto daarover.

Die persoonlijke aanpak vraagt tijd en aandacht. Tijd die je als uitzendondernemer liever niet besteedt aan het controleren van contracten, facturen en andere administratieve processen. Toch was dat precies waar Strikt steeds vaker tegenaan liep.

Waarom Strikt wilde overstappen van backoffice

Bij de vorige backofficepartner van Strikt ontstonden steeds vaker problemen. Contracten bleven liggen, margelijsten moesten worden gecontroleerd en gegevens stonden niet altijd goed verwerkt.

Daardoor was het team veel tijd kwijt aan controles en correcties.

Roberto omschrijft het als voortdurend brandjes blussen. Dat was vervelend voor Strikt zelf, maar werd een groter probleem toen ook uitzendkrachten er hinder van begonnen te ondervinden. Dat was het moment waarop Strikt besloot verder te kijken.

Want een backoffice uitbesteden doe je juist om werk uit handen te geven. Als je vervolgens structureel moet controleren of processen goed verlopen, verdwijnt een belangrijk deel van dat voordeel.

Bekijk het volledige gesprek met Roberto

In de podcast vertelt Roberto uitgebreid waarom Strikt besloot over te stappen, hoe de overgang naar Flexhub werd voorbereid en wat er daarna veranderde in de dagelijkse praktijk.

Bekijk hier de podcast met Roberto Kwakman van Strikt Uitzendbureau.

Wanneer is overstappen van backoffice het overwegen waard?

Een fout kan natuurlijk een keer voorkomen. Maar terugkerende problemen zijn een ander verhaal. Denk bijvoorbeeld aan:

• contracten en wijzigingen die niet op tijd worden verwerkt;
• fouten in facturen, marges of andere gegevens;
• correcties die veel tijd kosten;
• vragen waarop je niet snel genoeg antwoord krijgt;
• veel handmatige controles binnen je eigen organisatie;
• problemen waar klanten of uitzendkrachten last van krijgen.

Als je als ondernemer structureel tijd kwijt bent aan dit soort zaken, is het verstandig om kritisch naar je backofficepartner te kijken.

Op zoek naar een andere backofficepartner

Strikt ging niet over één nacht ijs. Roberto onderzocht verschillende aanbieders en sprak uiteindelijk met drie partijen.

Daarbij keek hij niet alleen naar systemen, tarieven en dienstverlening. Ook het persoonlijke contact speelde een belangrijke rol. Dat past bij de manier waarop Strikt zelf werkt: elkaar kennen, korte lijnen hebben en weten bij wie je terechtkunt als er iets speelt.

Tijdens de zoektocht kwam Flexhub als enige partij persoonlijk langs op kantoor om kennis te maken en de mogelijkheden te bespreken. Die aanpak sprak Strikt aan.

De keuze voor een backofficepartner gaat tenslotte niet alleen over wie de administratie uitvoert. Je legt een belangrijk deel van je bedrijfsvoering bij een andere organisatie neer. Dan wil je weten hoe er gewerkt wordt en wie er voor je klaarstaat als je een vraag hebt.

Hoe verloopt overstappen van backoffice in de praktijk?

Na de keuze voor Flexhub begon de voorbereiding van de overstap. En juist die voorbereiding bleek belangrijk.

Bij het overstappen van backoffice verandert er namelijk meer dan alleen de partij die de administratie uitvoert. Je moet bijvoorbeeld kijken naar contracten en documenten, de inrichting van systemen, facturatie en betaalgegevens. Ook klanten en uitzendkrachten moeten op het juiste moment worden geïnformeerd.

Roberto en zijn team kwamen daarom vooraf bij Flexhub langs. Samen werd besproken hoe alles aan de achterkant ingericht moest worden en welke communicatie nodig was richting klanten en uitzendkrachten.

Zo konden veel zaken al vóór de daadwerkelijke overstap worden geregeld.

Wat moet je regelen bij een overstap van backoffice?

Welke stappen nodig zijn, verschilt per uitzendbureau en backofficepartner. In de praktijk moet je in ieder geval goed kijken naar:

• contracten en andere benodigde documenten;
• de inrichting en overdracht van processen en systemen;
• wijzigingen rondom facturatie en betaalgegevens;
• communicatie met opdrachtgevers;
• communicatie met uitzendkrachten;
• een duidelijke planning en taakverdeling tijdens de overstap.

Door daar vooraf duidelijke afspraken over te maken, voorkom je dat je tijdens de overgang steeds nieuwe zaken moet oplossen. Voor Strikt pakte die voorbereiding goed uit. Roberto omschrijft de uiteindelijke overstap als bijna vlekkeloos: “het was een eyeopener dat het ook anders kan.”

Het echte verschil werd voor Strikt zichtbaar ná de overstap.

Vragen werden opgepakt, contracten kwamen op tijd en correcties werden verwerkt. Ook de verloning verliep zoals verwacht. Daardoor hoefde het team van Strikt veel minder zelf te controleren. En juist dat viel Roberto op.

“Achteraf gezien moesten we bij onze vorige backofficepartij veel te veel zelf doen. Daar is een backofficepartij niet voor bedoeld.”

Die constatering is belangrijk. Want tijd die je besteedt aan het controleren van je backoffice, kun je niet besteden aan kandidaten, opdrachtgevers en je eigen organisatie.

Meer tijd voor kandidaten, klanten en groei

Voor Strikt zit de winst van de overstap daarom niet alleen in een administratie die beter loopt. Het team heeft vooral meer ruimte gekregen om zich bezig te houden met het eigen vak.

Dat betekent meer aandacht voor kandidaten. Meer contact met bestaande opdrachtgevers. En meer tijd om nieuwe klanten te benaderen.

Precies daar wil Strikt zijn energie in steken.

Voor Flexhub is dat ook de gedachte achter de samenwerking met flexondernemers. Een backoffice moet niet méér werk opleveren, maar ruimte creëren. Jij kent je kandidaten, klanten en markt. Wij zorgen dat je voor de backoffice kunt terugvallen op de juiste kennis en ondersteuning. Samen met ons bereik je meer.

Niet doordat je als ondernemer minder betrokken bent bij je bedrijf, maar doordat je je tijd kunt besteden aan de zaken waarmee jij het verschil maakt.

Wat vindt Strikt belangrijk aan een backofficepartner?

Een goede backofficepartner moet volgens Strikt meer kunnen dan alleen administratieve taken uitvoeren. Kennis van de flexbranche speelt een belangrijke rol.

Wet- en regelgeving verandert regelmatig. Contracten moeten kloppen. En als er een vraag of correctie is, wil je niet dagen hoeven wachten voordat je verder kunt.

Strikt heeft zelf veel ervaring en kennis in huis, maar wil niet ieder administratief proces zelf uitvoeren. Juist daar ligt voor Roberto de waarde van een goede samenwerking: weten dat zaken geregeld worden en dat je bij vragen snel bij iemand terechtkunt.

Dat geeft vertrouwen én rust in de dagelijkse bedrijfsvoering.

Wanneer is het tijd om van backofficepartner te wisselen?

Overstappen van backoffice stel je misschien liever uit. Er moeten tenslotte verschillende zaken worden geregeld en je wilt voorkomen dat klanten of uitzendkrachten iets van de overgang merken.

Toch is blijven zitten niet altijd de makkelijkste optie.

Als je structureel contracten moet controleren, achter facturen aan moet, fouten moet laten corrigeren of veel tijd kwijt bent aan zaken die je juist hebt uitbesteed, is het verstandig om te kijken waar dat vandaan komt.

Stel jezelf bijvoorbeeld deze vragen:

• Hoeveel tijd besteden we zelf nog aan onze backoffice?
• Krijgen we snel antwoord als er iets speelt?
• Worden contracten, facturen en correcties goed verwerkt?
• Hebben onze klanten of uitzendkrachten last van fouten?
• Geeft onze backofficepartner ons ruimte om te ondernemen?

Voor Roberto werd na de overstap vooral duidelijk hoeveel tijd Strikt in de oude situatie kwijt was.

Zijn ervaring laat daarmee ook iets anders zien: kijk bij een mogelijke overstap niet alleen naar wat er tijdens de overgang moet gebeuren. Kijk ook naar wat de huidige situatie je iedere week aan tijd en aandacht kost.

Overweeg je zelf om over te stappen van backoffice?

Loop je tegen vergelijkbare problemen aan? Of werkt je huidige backoffice op zich prima, maar wil je weten of het slimmer of eenvoudiger kan?

Dan is het vooral belangrijk om eerst goed naar je huidige situatie te kijken. Wat wil je uit handen geven? Waar loop je nu tegenaan? En wat verwacht je van een nieuwe backofficepartner? Van daaruit kun je bepalen wat er nodig is voor een eventuele overstap.

Wil je meer weten over Strikt Uitzendbureau? Bezoek dan hun website.