Wat houdt de ET-regeling in?

Veel Nederlandse bedrijven werken met arbeidsmigranten. Daar gelden diverse regelingen voor. Een van die regelingen is de ET-regeling. ET staat voor Extra Territoriale kosten en bestaat sinds 2010.

Dit artikel is gecontroleerd door René de Haas, expert op het gebied van wet- en regelgeving in de flexbranche.

Bekijk onderstaand filmpje over de ET-regeling. Of lees verder in de tekst onder de video.

ET-regeling uitleg

De ET-regeling is vrij complex. Daarom geven we je graag uitleg over de ET-regeling. Deze regeling is in het leven geroepen omdat uitzendkrachten uit het buitenland vaak kampen met extra kosten. Denk aan dubbele huisvesting, de reiskosten van en naar het thuisland, etc. De regeling maakt het mogelijk om brutoloon in te ruilen tegen onbelaste vergoedingen voor deze extraterritoriale kosten. Oftewel: de werkgever houdt een stukje brutoloon in, en keert dat vervolgens netto aan de werknemer uit. Hierdoor houdt hij een hoger nettoloon over, omdat hij minder inkomstenbelasting en sociale premies hoeft te betalen. Ook scheelt het de werkgever werkgeverslasten.

Voor wie geldt de ET-regeling?

De ET-regeling geldt alleen voor medewerkers die niet permanent in Nederland wonen, formeel gezien de medewerker met tijdelijk verblijf in Nederland. Hierbij moet voldoende aannemelijk zijn dat er sprake is van een tijdelijk verblijf buiten het thuisland voor het verrichten van werkzaamheden in Nederland. Er moeten ook daadwerkelijk ET-kosten gemaakt worden en de medewerker moet een woning hebben in het thuisland.

ET-regeling maximaal 5 jaar

Je mag de ET-regeling maximaal 5 jaar toepassen. Als een uitzendkracht namelijk 5 jaar in Nederland werkt, is het aannemelijk dat hij zijn sociale leven in Nederland heeft opgebouwd.

Controle ET-regeling Belastingdienst

De controle op het juist toepassen van de ET-regeling door de Belastingdienst (via de Wet aanpak schijnconstructies) is zeer streng, omdat het fiscaal grote consequenties kan hebben.

Componenten ET-regeling uitzendkrachten

De ET-regeling voor uitzendkrachten bestaat uit 3 componenten die je bruto mag uitruilen en vervolgens netto mag vergoeden. Door de regeling toe te passen kom je je buitenlandse uitzendkrachten tegemoet in de extra kosten waar zij mee te maken hebben op deze drie vlakken:

• Reiskosten
• Dubbele huisvestingskosten
• Kosten voor levensonderhoud

1. Reiskosten

Hierbij gaat het om de kosten voor vervoer van en naar het thuisland. Bijvoorbeeld als je buitenlandse werknemer 1x per maand afreist naar zijn thuisland om daar zijn familie te bezoeken.

Vergoeding

De reiskostenvergoeding bedraagt € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding is alleen beschikbaar voor degene die ook daadwerkelijk de (privé-)auto of het busje bestuurt.

Bewijslast

Omdat de controle door de Belastingdienst vrij streng is, is dossieropbouw belangrijk. De bewijslast van de component Reiskosten bestaat uit bonnetjes van brandstof en/of tol. Ook moet het aantal kilometers aannemelijk zijn voor de afstand van Nederland naar het thuisland.

2. Dubbele huisvestingskosten

Buitenlandse uitzendkrachten hebben vaak te maken met dubbele huisvestingskosten. Ze betalen namelijk zowel in Nederland als in het thuisland voor huisvesting, omdat ze hier maar tijdelijk verblijven.

Vergoeding

Als je een SNF-keurmerk hebt, mag je wekelijks maximaal 25% van het wettelijk weekloon uitruilen voor dubbele huisvestingskosten.

Bewijslast

Voor de bewijslast van de component Dubbele huisvestingskosten moet je door middel van papieren aan kunnen tonen dat de uitzendkracht betaalt voor huisvesting in het thuisland. Denk dan aan een actuele energierekening, huurovereenkomst en/of telefoonrekening. Ook van de kosten van huisvesting in Nederland moet bewijs zijn, zoals een huurovereenkomst of een betaalbewijs.

3. Kosten voor levensonderhoud

De kosten voor levensonderhoud in Nederland zijn vaak een stuk hoger dan in het thuisland van de uitzendkracht. Via de ET-regeling kunnen deze kosten gedeeltelijk gecompenseerd worden. De hoogte van het bedrag dat je in het kader van de regeling mag uitruilen voor levensonderhoud verschilt per land. Elk jaar worden deze bedragen opnieuw berekend door Mazars.

ET-regeling voorwaarden (niet limitatief)

De ET-regeling voor uitzendkrachten is best complex. Er zijn namelijk meer dan 10 verschillende ET-regeling voorwaarden, die allemaal afgevinkt moeten kunnen worden. De voorwaarden zijn:

• Het gebruik van de regeling moet vooraf schriftelijk overeengekomen worden in de uitzendovereenkomst.
• De uitzendkracht moet geworven zijn door een buitenlands wervingsbureau dat is gevestigd in het thuisland van de uitzendkracht. Als er geen buitenlands wervingsbureau is, dan is het ook voldoende dat er een website is die gericht is op werving in het thuisland, dus met vacatures in de moedertaal en sollicitatiemogelijkheden via een buitenlandse website (zoals .hu, .lt en .pl).
• De uitruil van het loon moet op de loonstrook vermeld worden.
• Je moet rekening houden met dwingendrechtelijke bepalingen bij de uitruil van loon.
• Alleen als het fiscaal toelaatbaar is, is uitruil van loon toegestaan.
• Na de uitruiling, mag het brutoloon niet lager zijn dat het wettelijk minimumloon.
• Je mag niet over wettelijke vakantiedagen en feestdagen uitruilen; alleen over het loon, de bovenwettelijke vakantiedagen en toeslagen (overwerk/onregelmatigheid) mag je uitruilen.
• De uitruil van het loon mag niet meer zijn dan 30% van het feitelijk loon.
• Uitzendkrachten bouwen geen reserveringen op over het uitgeruilde loon, maar wel pensioen.
• De vrije/onbelaste vergoeding is beperkt tot de daadwerkelijke ET-kosten.
• Het uitgeruilde loon en de waarde van de bovenwettelijke vakantiedagen die worden uitgeruild volgens de ET-regeling (onbelaste vergoeding) staat voor maximaal 81% (ruilvoetfactor 0,81). Dit betekent: het loon en de bovenwettelijke vakantiedagen die worden uitgeruild, zijn 81% van het werkelijke ET-bedrag. Dit geldt niet voor toeslagen, overwerk en compensatie-uren. Let op: door het nieuwe convenant wordt de ruilvoet per 1 januari 2025 100/100.

Bron: SNCU

Zoals we al schreven, het is best complex en ook lastig in jip-en-janneke taal uit te leggen. Werk je met ons samen, dan hoef je gelukkig zelf niet alle ins and outs te weten. Onze ET-specialisten nemen je dit graag uit handen!

Voor- en nadelen ET-regeling

Voordelen

• De buitenlandse werknemer houdt netto meer loon over. Hij hoeft namelijk geen inkomstenbelasting te betalen over het uitgeruilde loon.
• Als werkgever profiteer je van lagere werkgeverslasten, omdat je uitruilt op het brutoloon.

Nadelen

• Buitenlandse werknemers bouwen lagere sociale premies op, evenals reserveringen.*

*In de praktijk is dit niet echt een nadeel, omdat buitenlandse uitzendkrachten nauwelijks gebruik maken van het Nederlandse sociale stelsel.

Voorbeeld loonstrook ET-regeling

Hieronder vind je een voorbeeld van een loonstrook met ET-regeling.

Rekentool ET-regeling ABU en NBBU

Ben je als uitzendbureau lid van de ABU of NBBU, dan kan je gebruikmaken van de door hen ontwikkelde ET-regeling rekentools. Je vindt ze hier:

• ABU ET-regeling rekentool
• ET-regeling NBBU rekentool

ET-regeling toepassen?

Wil je de ET-regeling toepassen voor jouw uitzendkrachten, maar weet je niet precies hoe? Als je je backoffice uitbesteedt aan ons, nemen we je alles uit handen. Neem gerust contact op om de mogelijkheden te bespreken.

Rekenvoorbeeld ET-regeling

Wil je meer weten over deze regeling en ontdekken hoe je precies de berekening maakt? In het rekenvoorbeeld ET-regeling in onze whitepaper zie je precies wat het voordeel voor de werknemer is, maar ook voor jouw als werkgever. Download onze uitgebreide whitepaper over de ET-regeling inclusief rekenvoorbeeld ET-regeling.