Oekraïners in dienst nemen via je uitzendbureau: dit moet je weten

Wil je als uitzendbureau Oekraïners in dienst nemen of via jouw bureau aan het werk helpen? Dan gelden er andere regels dan voor veel andere werknemers van buiten de Europese Unie. Oekraïners die onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RTB) vallen, mogen in Nederland in loondienst werken zonder tewerkstellingsvergunning.

De tijdelijke bescherming voor mensen die Oekraïne zijn ontvlucht, wordt bovendien met een jaar verlengd tot 4 maart 2028. Voor flexondernemers geeft dat meer duidelijkheid, maar het blijft belangrijk om per kandidaat goed te controleren welke regels gelden. In dit artikel lees je waar je als uitzendbureau op moet letten!

Dit artikel is gecontroleerd door René de Haas, expert op het gebied van wet- en regelgeving in de flexbranche.

Tijdelijke bescherming voor Oekraïners verlengd tot 4 maart 2028

De Europese landen hebben in juli 2026 afgesproken om de tijdelijke bescherming te verlengen tot 4 maart 2028. De verlenging geeft mensen die Oekraïne zijn ontvlucht langer recht op tijdelijke bescherming in de EU.

De Richtlijn Tijdelijke Bescherming werd in 2022 ingevoerd na de Russische invasie van Oekraïne. Mensen die onder deze regeling vallen, krijgen onder andere recht op verblijf en toegang tot de arbeidsmarkt in de Europese Unie.

Voor uitzendbureaus betekent de verlenging dat Oekraïense ontheemden die onder de RTB vallen ook na 4 maart 2027 gebruik kunnen blijven maken van de rechten uit deze regeling.

Er komt wel een aanvullende voorwaarde voor nieuwe aanvragers. Zij moeten voldoen aan hun militaire verplichtingen volgens de Oekraïense wetgeving. Deze nieuwe beperking geldt niet voor mensen die op het moment dat deze wijziging ingaat al tijdelijke bescherming hebben.

Mag je Oekraïners in Nederland laten werken?

Ja. Een Oekraïense ontheemde die onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt, mag in Nederland in loondienst werken. Daarvoor is geen tewerkstellingsvergunning (TWV) nodig.

Oekraïners in dienst nemen kan dus zonder tewerkstellingsvergunning als de werknemer onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt en aan de voorwaarden voldoet. Dat betekent niet dat je een kandidaat direct kunt laten starten. Als uitzendbureau moet je eerst controleren of de persoon daadwerkelijk onder de RTB valt. Daarnaast geldt een meldplicht bij UWV.

De werknemer kan met een bewijs van verblijf van de IND aantonen dat hij of zij onder de regeling valt. Dat kan bijvoorbeeld een sticker in het paspoort of een O-document zijn.

Hebben Oekraïners een werkvergunning nodig?

Oekraïense ontheemden die onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming vallen, hebben voor werk in loondienst geen tewerkstellingsvergunning nodig. De vrijstelling geldt ook wanneer iemand als uitzendkracht werkt. Voor een Oekraïense uitzendkracht gelden dezelfde voorwaarden als voor iemand die rechtstreeks bij een werkgever in dienst treedt.

Wel geldt er een belangrijke verplichting voor het uitzendbureau: je moet de tewerkstelling melden bij UWV.

Vergeet de melding bij UWV niet

Als uitzendbureau ben jij verantwoordelijk voor het aanmelden van de Oekraïense uitzendkracht bij UWV. De inlener hoeft dat niet zelf te doen.

De melding moet minimaal twee werkdagen voordat de uitzendkracht begint bij UWV zijn gedaan. Twee werkdagen na de melding kan de medewerker starten. Ook bepaalde wijzigingen moet je doorgeven. Dat geldt bijvoorbeeld wanneer de uitzendkracht langer of korter in dienst blijft dan eerder gemeld of een andere functie krijgt.

Het niet naleven van de meldplicht kan gevolgen hebben. De Nederlandse Arbeidsinspectie controleert hierop.

Welke documenten moet je controleren?

Voordat je een Oekraïense kandidaat aan het werk helpt, moet je vaststellen of diegene daadwerkelijk onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming valt. Een werknemer kan dit aantonen met een bewijs van verblijf van de IND. Dat kan een sticker of een pasje zijn, het zogeheten O-document.

Let daarbij goed op de geldigheid. Op sommige stickers en pasjes staat een oudere einddatum. Dat betekent niet automatisch dat het document niet meer geldig is. In bepaalde situaties heeft de werknemer van de IND een verlengingsbrief ontvangen. Het oorspronkelijke bewijs en de verlengingsbrief vormen dan samen het geldige bewijs van verblijf.

Controleer daarom niet alleen de datum die op een pasje of sticker staat, maar kijk naar de volledige documentatie van de kandidaat.

Twijfel je over de verblijfsstatus? Ga dan niet uit van aannames. Controleer de actuele informatie van de IND voordat je iemand plaatst.

Let extra goed op bij derdelanders uit Oekraïne

Niet iedereen die vanuit Oekraïne naar Nederland is gevlucht, heeft de Oekraïense nationaliteit. Er zijn bijvoorbeeld ook mensen die vóór de oorlog in Oekraïne woonden voor werk of studie, maar de nationaliteit van een ander land hebben. Zij worden in deze situatie vaak derdelanders genoemd. Voor deze groep kunnen andere regels gelden.

Derdelanders met een tijdelijke Oekraïense verblijfsvergunning konden eerder gebruikmaken van de rechten van de Richtlijn Tijdelijke Bescherming. Sinds 4 september 2025 geldt dat niet meer automatisch.

Een derdelander die daarna in Nederland is gebleven, kan bijvoorbeeld een andere verblijfsstatus hebben gekregen of wachten op een beslissing van de IND. Of iemand mag werken, hangt dan af van die verblijfsstatus.

Als werkgever ben je zelf verantwoordelijk voor het controleren van die status.

Heeft een derdelander asiel aangevraagd? Dan gelden de regels voor het werken met asielzoekers en kan bijvoorbeeld een tewerkstellingsvergunning nodig zijn. Voor sommige derdelanders die een juridische procedure hebben lopen, kan een andere situatie gelden.

Kortom: niet iedere niet-Oekraïner valt buiten de RTB. Onder andere bepaalde mensen met een permanente Oekraïense verblijfsvergunning en gezinsleden kunnen nog wel onder de richtlijn vallen. Kijk bij een derdelander dus altijd naar de individuele verblijfsstatus voordat je bepaalt of iemand mag werken.

Geldt de vrijstelling ook voor zzp’ers uit Oekraïne?

Hier zit een belangrijk verschil. De vrijstelling van de tewerkstellingsvergunning geldt voor Oekraïense ontheemden onder de RTB die in loondienst werken. Dat betekent niet dat zij onder dezelfde voorwaarden als zelfstandige of freelancer aan de slag kunnen.

Wil je een Oekraïense ontheemde als zelfstandige of freelancer inzetten? Dan gelden andere regels en kan een tewerkstellingsvergunning nodig zijn. Ga er dus niet vanuit dat iemand die zonder TWV als uitzendkracht mag werken, automatisch ook zonder TWV als zzp’er ingezet kan worden.

Welke arbeidsvoorwaarden gelden voor Oekraïense werknemers?

Voor Oekraïense werknemers gelden de Nederlandse arbeidsregels. Een Oekraïense werknemer heeft dus dezelfde arbeidsrechtelijke bescherming als andere werknemers in Nederland.

Denk onder andere aan het recht op:

• het geldende minimumloon;
• een veilige werkplek;
• pauzes en rusttijden;
• vakantiedagen;
• de arbeidsvoorwaarden die op de betreffende arbeidsovereenkomst en situatie van toepassing zijn.

En natuurlijk gelden voor uitzendkrachten daarnaast de regels en arbeidsvoorwaarden die binnen de uitzendbranche van toepassing zijn. De bijzondere verblijfsstatus van een werknemer verandert dus niets aan je verantwoordelijkheid om goed werkgeverschap serieus te nemen.

Oekraïners in dienst nemen? Controleer dit eerst

Wil je een Oekraïense kandidaat inschrijven of bij een opdrachtgever plaatsen? Controleer dan in ieder geval de volgende punten:

1. Valt de kandidaat onder de Richtlijn Tijdelijke Bescherming?
   Controleer dit aan de hand van het bewijs van verblijf.
2. Zijn de documenten geldig?
   Kijk niet alleen naar de datum op een sticker of pasje. Controleer ook of er een verlengingsbrief van de IND nodig is.
3. Gaat de kandidaat in loondienst werken?
   De vrijstelling van de TWV onder de RTB geldt voor arbeid in loondienst.
4. Heb je de tewerkstelling bij UWV gemeld?
   Doe dit minimaal twee werkdagen voordat de uitzendkracht begint.
5. Heb je te maken met een derdelander?
   Controleer dan extra zorgvuldig welke verblijfsstatus en regels voor deze persoon gelden.
6. Zijn de arbeidsvoorwaarden goed geregeld?
   Ook voor Oekraïense uitzendkrachten gelden de Nederlandse arbeidsregels en de relevante regels voor uitzendkrachten.

Met een goede controle vooraf voorkom je problemen achteraf.

Zorg dat je weet wie je plaatst

De verlenging van de tijdelijke bescherming tot maart 2028 geeft Oekraïense ontheemden en werkgevers meer duidelijkheid. Voor jou als flexondernemer blijft vooral één ding belangrijk: controleer de situatie per kandidaat.

Wil je Oekraïners in dienst nemen via je uitzendbureau? Controleer dan altijd de verblijfsstatus, documenten en voorwaarden voordat je iemand plaatst. Zeker bij derdelanders of afwijkende documenten is het verstandig om niet op aannames af te gaan.

Bij Flexhub helpen we uitzendbureaus en detacheerders met het uitbesteden van hun backoffice. Van salarisadministratie en contractbeheer tot juridische ondersteuning en actuele kennis van wet- en regelgeving. Zo houd jij tijd over voor ondernemen, groei en goed werkgeverschap.

Wil je weten hoe jij het beste inspeelt op Oekraïners in dienst nemen via je uitzendbureau? Flexhub denkt graag met je mee. Maak kennis met onze uitzendexpert Lejona Bronk om jouw persoonlijke situatie onder de loep te nemen.