Wat is een G-rekening? Betekenis & gebruik voor uitzend- en detacheringsbureaus in Nederland

Een G-rekening is een geblokkeerde bankrekening, waarmee je als uitzendbureau of detacheringsbureau alleen de loonheffingen en/of btw aan de Belastingdienst kan betalen. Het geld op deze rekening kun je niet voor iets anders gebruiken. Dat klinkt streng, maar het helpt je om risico’s te verkleinen. Zeker in de uitzend- en detacheringsbranche.

Dit artikel is gecontroleerd door Jonathan de Hek, expert op het gebied van backoffice dienstverlening.

Bekijk onderstaand filmpje over wat een G-rekening is, waarom je zo’n rekening nodig hebt en hoe je die aanvraagt. Of lees verder in de tekst onder de video.

Waarom een G-rekening belangrijk is voor flexondernemingen?

In Nederland kan een opdrachtgever aansprakelijk worden gesteld als een uitzendbureau zijn loonheffingen of btw niet betaalt. Dat heet inlenersaansprakelijkheid.

Een G-rekening verkleint dat risico. Het maakt voor opdrachtgevers duidelijk dat jij je zaken netjes regelt.

Veel uitzend- en detacheringsbureaus gebruiken een G-rekening omdat:

• opdrachtgevers sneller zaken doen als dit geregeld is
• de administratie overzichtelijk blijft
• betalingen direct op de juiste plek komen
• de Belastingdienst minder risico ziet

Het is niet verplicht, maar het maakt samenwerken wel makkelijker. En het past bij professioneel werkgeverschap.

Wat staat er op een G-rekening?

Het rekeningnummer ziet er hetzelfde uit als een gewone zakelijke rekening. Het verschil zit in de blokkade. Het geld op deze rekening mag je alleen gebruiken voor:

• loonheffingen
• btw
• bedragen die je moet afdragen aan een andere partij met een G-rekening

Je kunt er dus geen salaris of facturen mee betalen. Het geld is strikt bedoeld voor belastingafdrachten.

Voorbeelden: zo werkt een G-rekening in de praktijk

Je stuurt een factuur naar de opdrachtgever. Op die factuur staat een deel dat je op je G-rekening reserveert. Vaak is dat het loonheffingen-deel of de afgesproken procentuele reservering.

Rekenvoorbeeld

Factuurbedrag: € 5.000 excl. btw
Loonkosten die onder de G-rekening vallen: € 3.000
Af te dragen percentage: 25% (bij SNA-certificering)

De opdrachtgever betaalt:

• € 3.750 naar je gewone rekening
• € 1.250 naar je G-rekening

Je betaalt vanuit de G-rekening de loonheffingen. Zo weet de opdrachtgever zeker dat dit deel goed terechtkomt.

Hoeveel moet je op een G-rekening storten?

Dit hangt af van je situatie. Als het gaat om het inlenen van uitzendkrachten via een uitzendbureau dat SNA gecertificeerd is (NEN 4400) is het advies om minimaal 25% van het factuurbedrag op deze rekening te storten. Ben je niet SNA-gecertificeerd? Dan is dit percentage 55%.

Als het om ketenaansprakelijkheid gaat, dus als er geen sprake is van uitzenden, zijn die percentages weer anders (lees dit artikel als je wilt weten wat het verschil tussen inleners- en ketenaansprakelijkheid is). Daarom vind je hieronder in een overzicht welk percentage van het factuurbedrag op de G-rekening gestort moet worden:

Wie kan een G-rekening openen?

Je kunt een G-rekening openen als je:

• een rechtsvorm hebt (bv, nv, vof, etc.)
• personeel in dienst hebt
• werkt met onderaannemers of uitzendkrachten

Zzp’ers

Ben je een zzp’er en werk je via onderaanneming? Dan kun je helaas geen G-rekening openen, ook al staat jouw opdrachtgever erop dat je die wel hebt. Je bent namelijk zelf geen inhoudingsplichtige voor loonheffingen geeft de Belastingdienst aan.

Hoe vraag je een G-rekening aan bij de Belastingdienst?

Je kunt een G-rekening aanvragen via de website van de Belastingdienst. Het is minder spannend dan het klinkt, maar je moet wel even wat papieren verzamelen.

Nadat de Belastingdienst je aanvraag heeft goedgekeurd, ontvang je een ‘Overeenkomst G-rekening’. Met deze overeenkomst kun je deze rekening openen bij een reguliere bank.

Stappen aanvraag

1. Regel een G-rekening overeenkomst: Allereerst moet je een G-rekeningovereenkomst afsluiten met de Belastingdienst. Dit kan via hun website of door gewoon even bellen naar de BelastingTelefoon (0800-0543).
2. Heb je een zakelijke rekening? Nee? Open er dan één: Er zijn een aantal banken waar je een zakelijke rekening kunt openen die ook een G-rekening aanbieden, zoals ING, ABN AMRO of Rabobank.
   • ING
   • Rabobank
   • ABN AMRO
3. Neem contact op met jouw bank: Zodra je de G-rekeningovereenkomst van de Belastingdienst binnen hebt, kun je contact opnemen met jouw bank. Vaak kom je op de website al een heel eind als je op deze term zoekt, maar bellen of mailen kan natuurlijk ook altijd. Waarschijnlijk moet je dan een aanvraagformulier invullen.
4. Wacht op bevestiging: Zodra je de instructies van jouw bank hebt opgevolgd, krijg je van hen een bevestiging. Je moet ook een bevestiging van de Belastingdienst ontvangen voordat je betalingen aan de Belastingdienst kunt doen.

En dan ben je helemaal klaar!

Opzeggen

Stop je met personeel of uitzendactiviteiten? Dan kun je de rekening opzeggen. De bank checkt of er nog betalingen openstaan. Staat er nog geld op? Dan bepaalt de Belastingdienst wanneer dat vrijgegeven wordt.

1. Opzeggen: Als je de rekening op wilt zeggen, vul dan gewoon het opzegformulier in op de website van de Belastingdienst of bel even naar de BelastingTelefoon (0800-0543).
2. Stuur het naar de Belastingdienst: Print het ingevulde en ondertekende opzegformulier en stuur het naar het adres dat de Belastingdienst je heeft gegeven.
3. De Belastingdienst informeert jouw bank: Je hoeft jouw bank niet zelf te laten weten dat je wilt stoppen met de G-rekening. De Belastingdienst regelt dat ze op de hoogte worden gesteld.

Kosten en voorbeelden

Een G-rekening kost tussen €5 en €7 per maand. In sommige gevallen zijn er ook kosten verbonden aan het doen van overboekingen van en naar deze rekening. Natuurlijk hangen deze zaken af van jouw zakelijke bank en de voorwaarden die zij hanteren.

Voorbeeld factuur met G-rekening

Hieronder vind je een voorbeeld van een factuur waarop de G-rekening vermeld wordt.

Deblokkering G-rekening uitzendbureau

Als het saldo op je G-rekening hoger is, dan het bedrag je nog moet betalen aan loonheffingen en/of btw, kan je de Belastingdienst vragen om de rekening te deblokkeren voor het bedrag dat overblijft.

Zij beoordelen of alle afdracht netjes is geregeld. Duurt dit even? Dat klopt. Het proces kan een paar weken in beslag nemen. Uiteindelijk krijg je het overschot teruggestort op één van je ‘normale’ bankrekeningen.

Samengevat: wanneer kies je voor een G-rekening?

Een G-rekening is handig als je:

• werkt in de uitzend- of detacheringsbranche
• opdrachtgevers extra zekerheid wilt geven
• duidelijkheid wilt in je belastingafdrachten
• risico’s in de keten wilt verkleinen

Het past bij professioneel ondernemen in Nederland. En het scheelt veel gedoe in de administratie.

Flexhub

Uiteraard beschikken wij over een G-rekening voor onze klanten (als onderdeel van onze backoffice dienstverlening). De overeenkomst vind je hier. Zo zijn inleners ervan verzekerd dat ze geen naheffingen krijgen voor loonbelasting en/of btw, als ze zakendoen met onze klanten (uitzendbureaus)!

En zo maken we jouw werk dus makkelijker!

Veelgestelde vragen over de G-rekening