Zo stap je over zonder stilstand in je uitzendbureau 

Denk je bij overstappen van backoffice meteen: dat is een risico? Mooi, want dan is dit artikel voor jou gemaakt. De één denkt: groot IT-project, de ander misschien: dataprobleem. Wij hebben talloze uitzendbureaus helpen overstappen, dus hebben we goed in beeld hoe een overstap werkt en welke issues je tegenkomt.  

Eén ding is voor iedereen het allerbelangrijkste: je operatie moet gewoon doorgaan, salarissen moeten op tijd worden betaald en je uitzendkrachten en klanten moeten er zo min mogelijk last van hebben. Dat is ook precies waar een goede overstap het verschil kan maken. 

Dit artikel is gecontroleerd door Jaco Slagboom, algemeen directeur van Flexhub, en expert op het gebied van backoffice dienstverlening.

Overstappen van backoffice is geen IT-project 

Eén van de grootste misverstanden is dat een overstap van backoffice vooral technisch is. Dat het draait om systemen, koppelingen en datamigratie. Natuurlijk speelt dat een rol, maar daar zit niet de kern. 

Een overstap gaat vooral over hoe je werkt. Over hoe processen zijn ingericht, hoe afspraken zijn vastgelegd en wie waar verantwoordelijk voor is. Als dat helder is, volgt de techniek vanzelf. En juist daardoor wordt een overstap beheersbaar. 

Waar een soepele overstap begint 

Een goede overstap van backoffice begint niet met een druk op de knop, maar met een goed beeld van je huidige situatie. Hoe werk je nu, waar zitten uitzonderingen en wat wil je anders zien in de nieuwe inrichting? 

Die eerste stap wordt vaak onderschat, terwijl daar de basis wordt gelegd. Als je dit scherp hebt, voorkom je dat je tijdens de overgang nog moet zoeken naar antwoorden. Het maakt het hele traject rustiger en voorspelbaarder. 

In één keer of gefaseerd overstappen 

Daarna komt een keuze die veel invloed heeft op hoe de overstap voelt: ga je in één keer over of kies je voor een gefaseerde aanpak? 

Sommige bureaus kiezen voor één duidelijke overgangsdatum. Dat geeft overzicht en voorkomt dat je twee werkwijzen naast elkaar houdt. Andere bureaus nemen bewust de tijd en stappen per klant of onderdeel over. Dat kan prettig zijn als je organisatie complexer is of als je eerst gevoel wilt krijgen bij de nieuwe manier van werken. 

Kies een moment dat voor jou werkt 

Op welk moment je overstapt van backoffice, bepaalt ook voor een deel hoe soepel het verloopt. Veel ondernemers denken automatisch aan januari, maar dat is juist een druk moment. 

Een rustiger moment kan beter werken. Bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe loonperiode ergens in de loop van het kalenderjaar. Dat geeft een duidelijk startpunt en voorkomt dat je midden in lopende processen zit. 

In de praktijk zie je ook dat een overstap na de uitbetaling van vakantiegeld een populair moment is. Reserveringen zijn dan grotendeels verwerkt, waardoor je minder hoeft mee te nemen en de overgang overzichtelijker wordt. 

Reserveringen en lopende contracten goed regelen 

Waar je naast de standaardprocessen op moet letten zijn: reserveringen, afwijkende afspraken en lopende contracten. 

Dat komt door het vakantiegeld, vakantiedagen, fase-telling, verzuim en pensioenopbouw. Dit zijn onderdelen die normaal op de achtergrond lopen, maar bij een overstap even scherp in beeld moeten zijn. Daarom worden ze vooraf in kaart gebracht en gecontroleerd meegenomen. 

Laat je reserveringen uitbetalen bij je huidige partij, of neem je ze mee naar de nieuwe situatie? Beide kan, zolang het vooraf goed wordt afgestemd. 

Lopende contracten kunnen ook gewoon worden overgenomen. Vanuit juridisch oogpunt komt er wel een nieuw contract, maar dat kan eenvoudig worden gegenereerd. Flexhub heeft diverse communicatie klaarstaan om je klanten en uitzendkrachten over de overstap te informeren. Dat zorgt voor een heldere overgang!  

De rol van je huidige backoffice 

Overstappen van backoffice draait niet alleen om waar je naartoe gaat, maar ook om waar je vandaan komt. Je huidige backoffice heeft je data, je historie en je lopende afspraken. 

Daarom is het belangrijk om op tijd duidelijke afspraken te maken over de overdracht. Wie levert welke gegevens aan, wanneer gebeurt dat en hoe worden openstaande zaken afgehandeld? 

Heb je dit vooraf goed geregeld, dan voorkom je dat er tijdens de overstap nog losse eindjes ontstaan. Het zorgt voor rust in het proces en maakt een overstap voorspelbaar. 

Goede voorbereiding is het hele werk 

De meeste zorgen zitten bij het moment van livegang. Dat is logisch, want daar moet alles kloppen. In de praktijk wordt de rust al eerder gecreëerd. 

Gegevens worden vooraf ingericht en gecontroleerd. Verloning en facturatie worden getest. Je team krijgt uitleg over de nieuwe werkwijze. Daardoor weet iedereen waar hij aan toe is voordat je live gaat. En dat is ook waarom uitzendkrachten en opdrachtgevers er meestal weinig van merken. 

Rust voor je team  

Voor je team hoeft het overstappen van backoffice geen groot traject te zijn. Wat helpt, is duidelijkheid. Waarom stap je over, wat verandert er en bij wie kunnen ze terecht met vragen? 

Als dat helder is, schakelen teams vaak snel. De meeste veranderingen zitten niet in hun dagelijkse werk, maar in hoe dingen worden verwerkt en opgevolgd. Het hebben van een vast contactpersoon maakt vaak een groot verschil! 

Een goede overstap gaat niet alleen over het voorkomen van gedoe. Wat we het meest terughoren is dat de rust en overzicht sneller terugkwamen dan verwacht. Minder correcties. Minder afstemming. Meer grip op je cijfers. En vooral meer rust in je hele organisatie. 

Wat is het perfecte moment om over te stappen? 

Het perfecte moment bestaat niet, zou je kunnen zeggen. Maar er zijn wel signalen dat je huidige backoffice begint te knellen. Je merkt het als processen meer tijd vragen dan nodig. Of dat interne afstemming de pan uitrijst. Kortom, dat je groei niet meer vanzelf gaat. Wil je weten op welke signalen je moet letten? Lees dan het artikel ‘Waar lekt jouw groei? De 5 verborgen lekkages in je backoffice‘. 

Te lang wachten kan je meer kosten dan een keuze maken, dus kijk en vraag gerust eens om je heen hoe andere ondernemers dat doen. Zo keek Flextalent4u ook kritisch naar hun backoffice en door een goed gesprek met heldere berekening, was hun keuze snel gemaakt (lees hier de overstapervaring van Flextalent4U).  

Benieuwd of dit voor jou het perfecte moment is om over te stappen?

We snappen dat overstappen van backoffice de basis van je organisatie raakt. Juist daarom helpt het om eerst helder te krijgen waar je nu staat, wat er beter kan en hoe een overstap er in jouw situatie praktisch uit zou zien.

Bij Flexhub begeleiden we uitzendbureaus stap voor stap tijdens de overgang. Van de eerste inventarisatie tot de livegang. Terwijl wij zorgen dat contracten, reserveringen, verloning en processen goed worden ingericht, draait jouw dagelijkse operatie gewoon door.

Lees meer over backoffice uitbesteden of bekijk hoe overstappen van backoffice werkt.

Wil je eens sparren over jullie situatie? Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we samen wat past bij jouw organisatie, planning en groeiambities.

Veelgestelde vragen over Overstappen van Backoffice