Klaar voor het in- en doorlenen van personeel in 2025?
Het in- en doorlenen van personeel is een veelvoorkomend fenomeen in de uitzendbranche. Of je nu zelf personeel uitleent of werkt met een tussenpartij, de spelregels worden door de toekomstige Wet Toelating Terbeschikkingstelling Arbeidskrachten (Wtta) een stuk strikter. In dit artikel leggen we stap voor stap uit hoe het in- en doorlenen werkt, welke regels gelden en hoe je je kunt voorbereiden op de nieuwe wetgeving die eraan komt.
Let op: De voorgestelde ingangsdatum van de Wtta per 1 januari 2026 (en handhaving per 1 januari 2027) blijkt niet haalbaar te zijn. In januari 2025 geeft de minister een update over de nieuwe planning en zullen we de hieronder genoemde data aanpassen.
Dit artikel is gecontroleerd door René de Haas, expert op het gebied van wet- en regelgeving.
Wat is in- en doorlenen van personeel?
Bij ‘inlenen’ haalt een bedrijf (de inlener) personeel van een andere partij binnen om tijdelijk werkzaamheden te verrichten. ‘Doorlenen’ betekent dat een uitzendbureau personeel leent van een derde partij (de doorlener) en dit personeel vervolgens weer ter beschikking stelt aan een klant (de uiteindelijke inlener).
Een simpel voorbeeld: Uitzendbureau A leent een medewerker van uitzendbureau B (doorlener) en zet deze in bij Bedrijf C (inlener). De medewerker werkt onder leiding en toezicht van Bedrijf C, maar staat formeel op de loonlijst van uitzendbureau B.
Waarom is het SNA-keurmerk belangrijk?
Als de Wtta ingaat mogen bedrijven alleen nog arbeidskrachten inlenen van bureaus die een SNA-keurmerk (Stichting Normering Arbeid) hebben. Dit keurmerk waarborgt dat uitzendbureaus voldoen aan de wet- en regelgeving, zoals correcte loonbetalingen en belastingafdrachten. Het keurmerk is een voorwaarde voor toelating tot het nieuwe stelsel van de Wtta.
Spelregels voor in- en doorlenen van personeel
Met het oog op het nieuwe stelsel, nemen we je alvast mee in de strikte regels voor het in- en doorlenen van personeel:
- Met SNA-gecertificeerde bureaus:
- Je mag onbeperkt in- en doorlenen van bureaus die zijn ingeschreven in het SNA-register waarbij de NEN 4400-1 afgegeven is op ter beschikking stellen van arbeid. Zorg er wel voor dat alle afspraken schriftelijk worden vastgelegd, inclusief beloningsinformatie en veiligheidsvoorschriften.
- Niet-SNA-gecertificeerde bureaus:
- Het ingehuurde personeel mag niet meer dan 5% van je omzet vertegenwoordigen. Het totaal aan inleenomzet mag niet meer dan 25% van je bedrijfsomzet bedragen.
- Van elke factuur moet 55% worden overgemaakt op de G-rekening van de uitlener. Is de btw verlegd, dan is dit 40%.
- Identiteitscontrole:
- Zorg ervoor dat je de identiteitscontrole van de werknemer goed uitvoert en vastlegt, vooral bij arbeidskrachten van buiten de EU/EEA. Kopieën van ID’s en eventuele werkvergunningen moeten beschikbaar zijn. Wil je meer weten over de identiteitscontrole, lees dan dit artikel.
Ook de WAADI-registratie is van belang
De Wet Allocatie Arbeidskrachten door Intermediairs (WAADI) stelt dat elk bedrijf dat personeel uitleent, verplicht geregistreerd moet staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Dit geldt ook voor bedrijven die personeel in- of doorlenen. De WAADI-registratie helpt om malafide uitzenders tegen te gaan en biedt zekerheid dat een bedrijf legaal arbeid ter beschikking stelt.
Check de WAADI-registratie: Als je personeel inleent van een ander bedrijf, moet je altijd controleren of dat bedrijf geregistreerd is in het WAADI-register. Dit kun je doen via de Waadi Check op de website van de Kamer van Koophandel (KvK). Alleen bedrijven die correct geregistreerd zijn, mogen personeel in- en doorlenen.
Buitenlandse leveranciers: Voor buitenlandse bedrijven gelden extra regels. Deze bedrijven moeten niet alleen WAADI-geregistreerd zijn, maar ook NEN 4400-2 gecertificeerd. Controleer daarnaast of het btw-nummer correct is via de VIES-tool (Vat Information Exchange System). Wordt de uitzendkracht in het buitenland verloond, dan mag je niet in- en doorlenen. maar alleen bemiddelen.
Inleen van niet-WAADI-geregistreerde bedrijven: Inlenen van personeel van niet-Waadi-geregistreerde bedrijven mag niet.
Aansprakelijkheid bij in- en doorlenen
Een cruciaal aspect van het in- en doorlenen van personeel is het goed vastleggen van de aansprakelijkheid. In de keten van uitlener, doorlener en inlener is het van groot belang om afspraken te maken over wie verantwoordelijk is voor mogelijke schade en ongelukken die tijdens de werkzaamheden ontstaan.
Bij in- en doorleenrelaties zijn er vier betrokken partijen: de uitzendkracht, de uitlener (de juridische werkgever), de doorlener (intermediair) en de inlener. Omdat er meerdere partijen betrokken zijn, moeten de aansprakelijkheden helder worden vastgelegd in overeenkomsten:
- De in- en doorleenovereenkomst tussen de uitlener (de partij die juridisch de werkgever is) en de intermediair (doorlener) legt vast dat de aansprakelijkheid voor eventuele schade bij de intermediair ligt.
- In de overeenkomst tussen de intermediair (doorlener) en de inlener wordt vastgelegd dat de aansprakelijkheid bij de inlener ligt. De inlener is als feitelijk werkgever dagelijks verantwoordelijk voor de uitzendkracht en moet ervoor zorgen dat de werkomstandigheden veilig zijn en aan alle wettelijke vereisten voldoen.
Jouw checklist voor het in- en doorlenen van personeel
Met deze checklist van belangrijke voorwaarden weet je in een oogopslag waaraan een Nederlandse of buitenlandse leverancier moet voldoen:
Voor Nederlandse leveranciers:
- WAADI-registratie: Zorg ervoor dat de leverancier correct geregistreerd staat.
- NEN 4400-1 certificering: Dit is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden voor extra zekerheid.
- Controle btw-nummer: Check het btw-nummer via de VIES-tool om er zeker van te zijn dat de leverancier belastingafdrachten correct doet.
- Getekende in- en doorleenovereenkomst: Zorg voor een getekende overeenkomst waarin de aansprakelijkheid en voorwaarden zijn vastgelegd.
Voor buitenlandse leveranciers:
- WAADI-registratie: Net als bij Nederlandse bedrijven is WAADI-registratie verplicht.
- NEN 4400-2 certificering: Voor buitenlandse leveranciers is dit certificaat verplicht.
- Controle btw-nummer: Check het btw-nummer via de VIES-tool.
- Getekende bemiddelingsovereenkomst: Zorg voor een getekende overeenkomst waarin afspraken over de inzet van personeel zijn vastgelegd.
- A1-verklaring: Voor personeel dat in meerdere landen werkt, moet een A1-verklaring op basis van artikel 13 worden afgegeven.
- G-rekening: Die heb je nodig vanwege de verlegging van de aansprakelijkheid en de afdracht van sociale premies en heffingen.
- Inschrijving bij Posted Workers: Zorg ervoor dat buitenlandse werknemers geregistreerd staan bij Posted Workers.
- Controleer of de uitzendkracht wel in Nederland mag werken: Zogenoemde derdelanders die via een ander Europees land een visum hebben, mogen niet automatisch ook in Nederland werken.
Voorbereiden op de Wtta: Wat betekent dit voor jouw bureau?
De Wtta (Wet Toelating Ter Beschikkingstelling Arbeidskrachten) gaat verder dan de huidige regels. Binnen de Wtta is alleen werken met een SNA-gecertificeerd uitzendbureau toegestaan. Dit betekent dat je als uitzendbureau je processen goed moet inrichten en ervoor moet zorgen dat je voldoet aan alle eisen, zoals correcte loonbetalingen en belastingafdrachten.
Zorg dat je de volgende dingen goed op orde hebt:
- Gegevens over de inlenersbeloning op tijd en volledig doorsturen naar de uitlener.
- Goede afspraken vastleggen over de aansprakelijkheid bij schade en veiligheidsvoorschriften.
- Inspecties van de SNA goed voorbereiden. Als er tekortkomingen zijn, krijg je vaak een huiswerklijstje om verbeteringen door te voeren.
Het in- en doorlenen van personeel geeft je flexibiliteit, maar brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Met de introductie van de Wtta en de strengere eisen rondom het SNA-keurmerk wordt het belangrijker dan ooit om je processen op orde te hebben. Zorg dat je samenwerkt met gecertificeerde partners en houd je administratie nauwkeurig bij om te voldoen aan de wet- en regelgeving.
Wil je meer weten over het behalen van het SNA-keurmerk of heb je vragen over de Wtta? Neem contact op met Flexhub en wij helpen je graag verder!
Veelgestelde vragen over in- en doorlenen
Wanneer er bij een inspectie voor het SNA-keurmerk tekortkomingen worden ontdekt, hoef je je niet meteen zorgen te maken over het stopzetten van je activiteiten. De SNA geeft je de kans om deze punten te herstellen met een lijst van verbeteringen. Zorg ervoor dat je deze op tijd doorvoert om je certificering te behouden. Meer informatie over het SNA-keurmerk vind je in dit artikel.
De omzet van ingeleende arbeid via niet-gecertificeerde bureaus mag niet meer bedragen dan **5% van je totale bedrijfsomzet per leverancier** en maximaal **25% van je totale omzet**. Overschrijd je deze grens, dan loop je het risico dat je NEN-certificaat wordt ingetrokken.
De G-rekening is een speciale geblokkeerde rekening waarop je een percentage van de facturen aan de uitlener stort. 55% van de factuur moet hierop gestort worden, tenzij je gebruik maakt van de Verleggingsregeling (dan is het 40%). Dit helpt de Belastingdienst om te controleren of alle loonheffingen correct zijn betaald. Meer informatie over de G-rekening vind je hier.
Iedereen die buitenlands personeel in dienst neemt, inhuurt of inleent via een intermediair (zoals uitzendbureaus, loonbedrijven, schoonmaakbedrijven of onderaannemers), is werkgever in de zin van de Wet arbeid vreemdelingen (Wav).
Dat is dus een ruimere definitie van het begrip werkgever. In feite draagt iedereen in de keten daarmee de verantwoordelijkheid van een werkgever. Een buitenlandse werknemer die wordt ingehuurd, kan dus meer dan 1 werkgever hebben, namelijk: de intermediair en degene die hem/haar inhuurt. Hetzelfde geldt voor opdrachtgevers en (onder)aannemers.
Iedere werkgever op zich is verantwoordelijk voor de juiste naleving van de Wav. Aan elke werkgever kan een boete of sanctie worden opgelegd als ergens in de keten van werkgevers de Wav wordt overtreden. Lees meer over de boetebedragen en het handhavingsbeleid van de Nederlandse Arbeidsinspectie.
Als je personeel inleent uit de Europese Unie (EU), Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland, moet je de identiteit van deze werknemers controleren. Je moet in elk geval de volgende gegevens vastleggen:
– Naam
– Geldigheidsduur van het identiteitsbewijs
– Het type en nummer van het identiteitsdocument
– Als er een A1-verklaring is, het type (artikel 12 of artikel 13)
Voor personeel van buiten de EU, EER of Zwitserland moet je ook hun identiteit vaststellen. Je moet dan ook een kopie hebben van de belangrijke pagina’s van het identiteitsbewijs en een kopie van het document dat laat zien dat ze mogen werken in Nederland. Lees meer over de identiteitscontrole.
Wanneer je personeel inleent dat in het buitenland werkt, kan het zijn dat deze mensen een A1-detacheringsverklaring hebben. Dit betekent dat ze tijdelijk in Nederland werken, maar verzekerd blijven in hun thuisland. Er zijn twee soorten A1-verklaringen:
– Artikel 12: Bij een A1-verklaring op basis van artikel 12 (max. 24 maanden in een andere EER-staat) is doorlenen niet toegestaan. Deze werknemers mogen niet verder uitgeleend worden.
– Artikel 13: Dit is voor mensen die in meerdere landen werken. Zij moeten een sterke band hebben met hun werkgever in het thuisland. Dit mag maximaal 12 maanden in 1 land.
Rosalynn is als communicatiespecialist de juiste persoon om ingewikkelde informatie te vertalen in jip-en-janneke taal. Met een focus op zowel klantcommunicatie als interne communicatie weet zij altijd wat er binnen Flexhub speelt. Haar expertise gaat verder dan communicatie alleen; Rosalynn verdiept zich ook in de wet- en regelgeving binnen de Flexbranche en deelt deze kennis zowel intern als extern. Dankzij haar nieuwsgierige instelling is ze goed op hoogte wat er speelt en weet ze wanneer welke boodschap nodig is. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van Rosalynn.
Onze business innovation manager René is een pietje precies en houdt van structuur en duidelijkheid. Hij houdt nauwlettend de markt in de gaten, van ontwikkelingen in de salarisadministratie tot veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving. Zijn nieuwsgierigheid en analytische geest zorgen ervoor dat hij altijd op de hoogte is van de laatste trends en innovaties in de branche. René gaat echter nog een stap verder. Hij is voortdurend op zoek naar nieuwe kansen en mogelijkheden om de dienstverlening van Flexhub te verbeteren en te innoveren. Hij is de drijvende kracht achter het implementeren van nieuwe processen die onze klanten en medewerkers ten goede komen. Bekijk voor meer informatie het LinkedIn profiel van René.
