5 veelgemaakte fouten bij de Wtta en hoe je ze voorkomt

De Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) stelt extra eisen aan de administratie en processen van uitzend- en detacheringsbureaus. Uit pre-Wtta-inspecties blijkt dat veel bureaus hier nog niet volledig op zijn voorbereid. Dat ziet ook Normec VRO, een inspectie-instelling die al veel van deze inspecties heeft uitgevoerd.

Volgens Julisa Fereijra-Phelipa, directeur bij Normec VRO, ontstaan afwijkingen onder andere doordat documenten niet volledig zijn, gegevens niet op elkaar aansluiten of processen onvoldoende worden vastgelegd. En het lastige is: één verkeerd ingericht proces kan op meerdere onderdelen van het Wtta-normenkader tot afwijkingen leiden.

Waar gaat het in de praktijk mis? We bespreken vijf belangrijke fouten en aandachtspunten en laten zien hoe je ze voorkomt.

Inhoudelijk gecontroleerd door: Martijn Remmelzwaal, operationeel directeur bij Flexhub.

1. Niet kunnen aantonen dat je de arbeidsovereenkomst hebt verstrekt

Een arbeidsovereenkomst opstellen en opslaan in het personeelsdossier is niet voldoende. Binnen het Wtta-normenkader moet je ook kunnen aantonen dat de overeenkomst daadwerkelijk aan de arbeidskracht is verstrekt.

Volgens Normec VRO gaat dit bij pre-Wtta-inspecties regelmatig mis. De overeenkomst is meestal wel aanwezig, maar het bewijs van verstrekking ontbreekt.

Is een digitale handtekening voldoende?

Bij een papieren arbeidsovereenkomst geldt een handtekening van de werknemer als bewijs van verstrekking.

Bij digitale overeenkomsten ligt dat anders. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan als bewijs dienen, maar is niet verplicht. Je mag ook op een andere manier aantonen dat de werknemer de overeenkomst heeft ontvangen.

Niet ieder digitaal ondertekensysteem levert echter automatisch voldoende bewijs op. Alleen een opgeslagen pdf of digitale handtekening is daarom niet altijd voldoende.

Hoe voorkom je deze fout?

Controleer of jouw systeem vastlegt wanneer, hoe en aan wie een arbeidsovereenkomst is verstrekt. Gebruik je een digitaal ondertekenplatform? Ga dan na of de beschikbare gegevens voldoende bewijs opleveren voor een Wtta-inspectie.

2. Fouten en tegenstrijdigheden in arbeidsovereenkomsten

Niet alleen het verstrekken van arbeidsovereenkomsten vraagt aandacht. Ook de inhoud moet kloppen en aansluiten op andere documenten.

Normec VRO noemt onder andere onduidelijke indiensttredingsdata bij vervolgcontracten, tegenstrijdigheden tussen de arbeidsovereenkomst en uitzendbevestiging en onvoldoende duidelijke afspraken over de arbeidsduur.

Dat lijken misschien kleine administratieve fouten. Maar een inspecteur moet aan de hand van de documenten kunnen vaststellen welke afspraken met de werknemer zijn gemaakt.

Hoe voorkom je deze fout?

Werk met vaste contractmodellen en controleer bij iedere wijziging of de gegevens nog overeenkomen. Let vooral op de ingangsdatum, arbeidsduur, functie en toepasselijke arbeidsvoorwaarden. Zorg ook dat duidelijk is wie deze controles uitvoert voordat een overeenkomst wordt verstuurd.

3. Een urenregistratie die niet aan de Wtta-eisen voldoet

Een andere veelvoorkomende afwijking tijdens pre-Wtta-inspecties betreft de urenregistratie.

Veel uitzendbureaus werken met een registratie waarin alleen het totaal aantal normale uren, overuren en toeslaguren staat. Maar binnen het Wtta-normenkader gelden aanvullende eisen.

Welke gegevens moet je registreren?

De urenregistratie moet sluitend en controleerbaar zijn. In beginsel moet je per dag of dienst de volgende gegevens kunnen vastleggen:

• De begintijd
• De eindtijd
• Eventuele onbetaalde pauzes

Let op: voor sommige arbeidskrachten geldt een uitzondering op deze gedetailleerde tijdregistratie. Dat is het geval als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan: een voorspelbaar arbeidspatroon, een vaste week- of maandbetaling én een loon van minimaal 1,5 keer het bruto wettelijk minimumuurloon.

Voldoe je niet aan alle voorwaarden? Dan geldt deze uitzondering niet.

Kijk verder dan je eigen urenregistratiesysteem

Uren worden vaak aangeleverd door de opdrachtgever, bijvoorbeeld via een klok- of roostersysteem. Als dat systeem alleen totaalaantallen doorgeeft, beschik je mogelijk niet over alle verplichte gegevens.

Controleer daarom welke informatie je opdrachtgever aanlevert en of jouw software deze gegevens kan verwerken. Kijk ook of de urenregistratie aansluit op de loonadministratie en facturatie.

Zo voorkom je dat je pas tijdens een inspectie ontdekt dat belangrijke gegevens ontbreken.

4. Gelijkwaardige beloning onvoldoende onderbouwen

Sinds 1 januari 2026 geldt binnen de Cao voor Uitzendkrachten het principe van gelijkwaardige beloning. Het totale arbeidsvoorwaardenpakket van een uitzendkracht moet minimaal gelijkwaardig zijn aan dat van een werknemer in een gelijke of vergelijkbare functie bij de opdrachtgever.

Dat vraagt niet alleen om de juiste berekening, maar ook om een goede onderbouwing. Denk aan het vastleggen van de arbeidsvoorwaarden van de opdrachtgever, de gebruikte vergelijkingsfunctie en eventuele compensaties.

Ook binnen de Wtta speelt de juiste beloning een belangrijke rol. In oktober 2026 is een aanvullende normeis over gelijkwaardige beloning ter consultatie gepubliceerd. De precieze uitwerking van deze controle is dus nog niet definitief.

Hoe voorkom je deze fout?

Zorg voor een vast proces waarin je arbeidsvoorwaarden opvraagt, vergelijkt en vastlegt. Controleer ook of wijzigingen bij de opdrachtgever tijdig worden verwerkt.

Meer weten? Lees ons artikel over gelijke en gelijkwaardige beloning, waarin we ook veelgemaakte fouten bespreken.

5. Denken dat een goed ingericht systeem voldoende is

Goede software en duidelijke procedures zijn belangrijk, maar bieden geen garantie dat je aan alle Wtta-eisen voldoet. Je moet ook kunnen aantonen dat medewerkers de processen daadwerkelijk volgen.

Zo kan één verkeerd ingericht proces gevolgen hebben voor veel verschillende personeelsdossiers. Denk aan een contractproces dat structureel onvoldoende bewijs van verstrekking vastlegt of een urenregistratiesysteem dat verplichte gegevens niet doorgeeft.

Volgens Normec VRO is dat een belangrijk aandachtspunt bij pre-Wtta-inspecties. Processen zijn soms wel ingericht, maar de uitvoering en controle ervan zijn onvoldoende vastgelegd.

Hoe voorkom je deze fout?

Controleer regelmatig een aantal personeelsdossiers. Kijk niet alleen of documenten aanwezig zijn, maar ook of de gegevens kloppen en de juiste controles zijn uitgevoerd.

Ontdek je een fout? Onderzoek dan of die ook in andere dossiers voorkomt en pak de oorzaak aan. Zo voorkom je dat dezelfde afwijking bij een volgende inspectie terugkomt.

Wat als een Wtta-inspecteur toch fouten ontdekt?

Een fout tijdens een Wtta-inspectie betekent niet automatisch dat je geen toelating krijgt of je bestaande toelating verliest.

Afwijkingen van het normenkader worden vastgelegd als non-conformiteiten. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen minor en major non-conformiteiten. Er zijn mogelijkheden om fouten te herstellen, maar ook kleinere afwijkingen kunnen meetellen.

Daarom is het belangrijk om niet alleen fouten te herstellen, maar ook te voorkomen dat ze opnieuw ontstaan.

Wil je weten hoe inspecties werken en welke herstelmogelijkheden er zijn? Lees dan ons artikel over Wtta controle en handhaving.

Voorkom Wtta-fouten door je processen tijdig te controleren

De belangrijkste les uit de pre-Wtta-inspecties? Een administratie die op het eerste gezicht compleet lijkt, voldoet niet automatisch aan alle eisen.

Controleer daarom niet alleen of je de juiste documenten hebt, maar ook of de informatie klopt, controles worden vastgelegd en processen in de praktijk goed werken.

De Wtta treedt op 1 januari 2027 in werking en vanaf 1 januari 2028 wordt gehandhaafd op de toelatingsplicht. Begin dus op tijd met het controleren en verbeteren van je processen.

Wil je weten welke voorbereidingen je verder moet treffen? Gebruik dan onze Wtta-checklist of bekijk het Wtta-stappenplan.

Meer weten over de eisen, deadlines en toelatingsprocedure? Bekijk onze complete Wtta-gids.

Hulp nodig bij je Wtta-voorbereiding?

Wil je minder zelf hoeven regelen rondom contractbeheer, verloning en andere backofficeprocessen? Ontdek dan wat je backoffice uitbesteden aan Flexhub voor jouw onderneming kan betekenen.

Blijf je zelf juridisch werkgever en wil je weten hoe je jouw organisatie het beste voorbereidt? Neem contact op met Flexhub. We denken graag met je mee.

Veelgestelde vragen over Wtta-fouten