Wtta controle en handhaving: wat kun je verwachten?

Vanaf 1 januari 2028 mag je als uitzendbureau, detacheerder of andere uitlener in principe alleen arbeidskrachten ter beschikking stellen als je daarvoor bent toegelaten onder de Wtta. Maar met die toelating ben je er niet. Ook daarna moet je blijven aantonen dat je aan de eisen voldoet om je toelating te behouden.

Daarom krijgt controle een belangrijke plek binnen het nieuwe stelsel. Private inspectie-instellingen toetsen of je organisatie blijft voldoen aan het Wtta-normenkader. De Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU) gebruikt die informatie bij de uitvoering van het toelatingsstelsel. En vanaf 1 januari 2028 handhaaft de Nederlandse Arbeidsinspectie op de toelatingsplicht.

Een fout of afwijking betekent dus niet automatisch dat je je toelating verliest. Maar het is ook niet vrijblijvend. Je krijgt in veel gevallen de kans om iets te herstellen. Lukt dat niet, of voldoe je structureel niet aan de eisen? Dan kan dat uiteindelijk gevolgen hebben voor je toelating.

In dit artikel lees je wie welke rol heeft, wat er tijdens een Wtta-inspectie wordt gecontroleerd, hoe minor en major non-conformiteiten worden beoordeeld en wat er gebeurt als je niet op tijd herstelt.

Wil je eerst weten hoe het volledige toelatingsstelsel werkt? Bekijk dan onze complete Wtta-gids.

Dit artikel is gecontroleerd door Martijn Remmelzwaal, operationeel directeur bij Flexhub.

Wie controleert de Wtta?

Binnen de Wtta zijn verschillende partijen betrokken bij controle en handhaving. Iedere partij heeft daarin een eigen rol. Het is goed om dat onderscheid te kennen, want een inspectie op het normenkader is iets anders dan handhaving op de toelatingsplicht.

Inspectie-instellingen controleren het normenkader

Aangewezen private inspectie-instellingen, zoals Normec VRO, voeren de Wtta-inspecties uit. Zij controleren aan de hand van het normenkader of je organisatie aan de eisen voldoet. Hun bevindingen leggen ze vast in een inspectierapport. Zo’n rapport speelt een rol bij je toelatingsaanvraag en bij de periodieke controles daarna.

De inspectie-instelling beslist niet zelf of je wordt toegelaten of toegelaten blijft. Die beslissing ligt bij de overheid.

De NAU beslist over je toelating

De Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt voert het toelatingsstelsel uit namens de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

De NAU beoordeelt toelatingsaanvragen, houdt zich bezig met de uitvoering van het stelsel en wijst inspectie-instellingen aan die controles mogen uitvoeren.

De Nederlandse Arbeidsinspectie handhaaft

Dan is er nog de Nederlandse Arbeidsinspectie. Vanaf 1 januari 2028 gaat deze toezichthouder handhaven op de toelatingsplicht.

Leen je vanaf dat moment personeel uit terwijl je daar volgens de Wtta niet toe bevoegd bent? Dan kun je een boete krijgen. Ook een inlener kan een boete krijgen als die personeel inleent van een partij die dat niet mag. Lees in dit artikel meer over wat de Wtta voor inleners betekent.

De Wtta treedt zelf al op 1 januari 2027 in werking. De handhaving op de toelatingsplicht begint een jaar later.

Wat wordt tijdens een Wtta-inspectie gecontroleerd?

Een Wtta-inspectie gaat verder dan controleren of een paar documenten aanwezig zijn. De inspecteur kijkt of je voldoet aan het officiële normenkader én of dat ook terug te zien is in je administratie en processen.

Het normenkader bevat onder andere eisen rond:

• loonheffingen en omzetbelasting;
• betaling van het juiste loon en andere arbeidsvoorwaarden;
• personeels- en loonadministratie;
• identificatie en arbeidsovereenkomsten;
• registratie van gewerkte uren;
• informatie die je aan arbeidskrachten en inleners verstrekt;
• huisvesting, wanneer je die aanbiedt;
• het in- en doorlenen van personeel.

Het gaat dus niet alleen om wat er op papier staat. Je moet ook kunnen aantonen dat je processen in de praktijk goed werken.

Een procedure netjes vastleggen is daarom niet genoeg als medewerkers in de praktijk anders werken of gegevens niet goed op elkaar aansluiten.

Wil je breder weten wat de Wtta betekent voor je dagelijkse bedrijfsvoering? Lees dan ook Wtta voor uitzendbureaus: wat verandert er in je organisatie?

Wat is een non-conformiteit binnen de Wtta?

Voldoe je tijdens een inspectie niet aan een normeis? Dan kan de inspectie-instelling een non-conformiteit vaststellen.

Binnen het Wtta-stelsel zijn er twee soorten:

• Minor non-conformiteit: een minder ernstige overtreding van het normenkader.
• Major non-conformiteit: een ernstige overtreding van het normenkader.

Of een afwijking als minor of major wordt beoordeeld, hangt af van de betreffende normeis en de situatie.

Juist op dit punt is er tijdens de ontwikkeling van het Wtta-stelsel het nodige veranderd.

Hoe zwaar telt een kleine fout mee?

Tijdens onze opname met Julisa Fereijra-Phelipa, directeur bij Normec VRO, was er nog veel discussie over de ruimte voor het professionele oordeel van inspecteurs.

De zorg was dat ook kleine administratieve afwijkingen al snel als non-conformiteit zouden worden vastgelegd. Er was op dat moment nog weinig ruimte om mee te wegen hoe groot het probleem was en hoeveel risico eraan zat.

De regels zijn sinds deze opname verder uitgewerkt

Goed om te weten: sinds de opname is hier meer duidelijkheid over gekomen.

Bij een aantal normeisen mag een inspectie-instelling een afwijking die normaal als major geldt, afschalen naar een minor. Dat mag als de overtreding niet structureel en niet substantieel is. De inspectie-instelling moet dit wel goed uitleggen in het inspectierapport.

Ook mag een inspectie-instelling professional judgement meegeven aan de toelatende instantie. Die informatie kan worden meegenomen bij de beoordeling van hoe ernstig de overtreding is.

Er is dus meer ruimte gekomen om te kijken naar de aard en omvang van een afwijking dan tijdens de opname nog zeker was. Dat betekent niet dat een kleine fout zomaar buiten het rapport blijft. Non-conformiteiten moeten nog steeds worden vastgelegd.

Lees de toelichting van de regering op professional judgement en de deskundige beschouwing

De belangrijkste les blijft daarom hetzelfde: ga er niet vanuit dat een kleine administratieve fout automatisch buiten beeld blijft. Zorg dat ook de details in je proces goed controleerbaar zijn.

Wat gebeurt er als een Wtta-inspectie een afwijking vindt?

Een non-conformiteit betekent niet dat je meteen je toelating kwijtraakt. Je krijgt op verschillende momenten de kans om herstel aan te tonen.

Na het eerste inspectierapport kun je om een herstelinspectie vragen. Binnen het private inspectieproces moet je minimaal 30 werkdagen krijgen om de vastgestelde non-conformiteiten te herstellen.

Het definitieve inspectierapport moet uiterlijk binnen 75 werkdagen vanaf de start van de inspectie bij de toelatende instantie liggen.

Die 75 werkdagen zijn dus niet simpelweg 75 werkdagen om fouten te herstellen. Het is de maximale doorlooptijd van dit deel van het inspectieproces.

Bij herstel kijkt de inspectie-instelling bovendien niet alleen naar het foutje zelf. Binnen het inspectieschema wordt gewerkt met de zogenoemde 4-O-systematiek:

• Oorzaak: waarom is de afwijking ontstaan?
• Omvang: hoe groot is het probleem?
• Oplossing: hoe herstel je de oorzaak en waar mogelijk de fout zelf?
• Operationalisatie: hoe zorg je dat de oplossing echt onderdeel wordt van je werkwijze?

Dat is een belangrijk punt. Binnen de Wtta gaat het niet alleen om één fout herstellen. Je moet ook voorkomen dat hetzelfde probleem opnieuw ontstaat.

Eén verkeerd document aanpassen is dus niet genoeg als dezelfde fout door een verkeerd ingericht proces bij tientallen andere medewerkers kan voorkomen.

De hersteltermijnen en deze 4-O-systematiek staan ook in de officiële Regeling Waadi en het bijbehorende inspectieschema.

Kun je je Wtta-toelating weer kwijtraken?

Ja, toelating betekent niet dat je daarna onbeperkt mag blijven uitlenen.

Blijkt uit een periodieke controle dat je niet meer aan het normenkader voldoet? Dan kan dat uiteindelijk leiden tot schorsing of intrekking van je toelating. Maar daar gaat eerst een proces aan vooraf.

In onderstaande video legt Julisa uit hoe zo’n hersteltraject eruitziet en welke rol de inspectie-instelling en de toelatende instantie daarin hebben.

Wat gebeurt er na het inspectierapport?

Zijn er na het private inspectieproces nog non-conformiteiten? Dan kan een procedure volgen die uiteindelijk tot schorsing kan leiden. Je krijgt daarbij opnieuw de kans om te reageren en herstel aan te tonen.

Bij een minor non-conformiteit is de zienswijzetermijn bij een voorgenomen schorsing minimaal vier maanden.

Bij een major non-conformiteit krijg je ook de mogelijkheid om je zienswijze te geven. Daarvoor geldt alleen geen vaste minimale termijn. Omdat het om een ernstigere afwijking gaat, kan die periode korter zijn.

Wordt het probleem niet opgelost? Dan kan de toelating worden geschorst. Blijft herstel daarna uit, dan kan uiteindelijk intrekking volgen.

In uitzonderlijke gevallen kan ook directe intrekking aan de orde zijn, bijvoorbeeld bij ernstige of stelselmatige overtredingen.

Je toelating krijgen is dus één ding. Zorgen dat je organisatie daarna aan de eisen blijft voldoen is minstens zo belangrijk.

Wat betekent handhaving vanaf 1 januari 2028?

Vanaf 1 januari 2028 gaat de Nederlandse Arbeidsinspectie controleren op de toelatingsplicht. Vanaf dat moment mogen inleners in principe alleen arbeidskrachten inhuren van een partij die volgens het openbare register bevoegd is om personeel ter beschikking te stellen.

Je status binnen het toelatingsstelsel wordt daarmee ook direct belangrijk voor je klanten.

Heb je geen geldige toelating of andere geldige status? Dan heeft dat dus niet alleen gevolgen voor je eigen organisatie. Ook opdrachtgevers moeten controleren of zij nog met je mogen werken.

Meer over hun verplichtingen lees je in Wtta voor inleners: wat verandert er vanaf 2028?

De toelatingsplicht geldt bovendien niet alleen voor Nederlandse uitleners. Ook buitenlandse bureaus die werknemers in Nederland ter beschikking stellen kunnen onder de Wtta vallen.

Lees daarover meer in Wtta en buitenlandse uitzendbureaus: hoe zit dat?

Hoe bereid je je voor op een Wtta-controle?

Wacht vooral niet tot de inspectie begint. Juist omdat je moet kunnen aantonen dat je structureel aan de regels voldoet, begint een goede voorbereiding bij je dagelijkse processen.

Controleer bijvoorbeeld of:

• dossiers volledig en goed terug te vinden zijn;
• urenregistratie en verloning op elkaar aansluiten;
• procedures duidelijk zijn vastgelegd;
• medewerkers ook echt volgens die procedures werken;
• verantwoordelijkheden intern duidelijk zijn;
• gegevens van opdrachtgevers volledig en op tijd binnenkomen;
• je regelmatig zelf controleert of processen nog goed worden uitgevoerd.

Kijk daarbij niet alleen naar losse documenten. Zoek vooral uit waarom een fout ontstaat. Eén verkeerd ingericht proces kan namelijk bij veel werknemers en dossiers tegelijk voor problemen zorgen.

Wil je minder zelf hoeven regelen rondom je backoffice en Wtta-verplichtingen? Dan kan het uitbesteden van je backoffice een oplossing zijn. Flexhub neemt onder andere het juridisch werkgeverschap en de administratieve backoffice van je over. Lees meer over je backoffice uitbesteden.

Wil je zelf controleren hoe je organisatie ervoor staat? Gebruik dan onze Wtta-checklist en loop je processen, administratie en dossiers stap voor stap langs. Moet je echt nog beginnen met je voorbereiding? Bekijk dan het Wtta-stappenplan: wat moet je regelen voor 2027?.

Waarom moeilijk doen, als het samen kan? Heb je vragen over wat de Wtta voor jouw flexonderneming betekent? Neem dan contact op met Flexhub. We kijken graag met je mee naar je situatie en wat je nog moet regelen.

Veelgestelde vragen over controle en handhaving van de Wtta