Wtta checklist: ben jij klaar voor 2027? 

De Wtta gaat in op 1 januari 2027. Vanaf 2028 wordt er actief gehandhaafd en mag je alleen nog arbeidskrachten uitlenen als je bent toegelaten, onder de overgangsregeling valt of een ontheffing hebt. Ook inleners mogen dan alleen nog samenwerken met toegelaten uitleners.  

En precies daarom is deze Wtta checklist handig. Niet als officieel oordeel, maar als eerlijke spiegel. Waar sta je nu? Waar twijfel je? En waar moet je echt in actie komen? 

Twijfel je na het invullen? Dan is dit precies waar de Wtta-checklist van Flexhub voor bedoeld is. 

Dit artikel is gecontroleerd door René de Haas, expert op het gebied van wet- en regelgeving in de flexbranche.

Hoe goed zijn je processen voorbereid op een Wtta-inspectie?

Met deze checklist controleer je vooral of je processen en administratie goed zijn voorbereid op het Wtta-normenkader. Het is geen complete toelatingscheck. Voor je aanvraagroute, VOG, waarborgsom en deadlines gebruik je het Wtta-stappenplan.

Wil je eerst het totaalplaatje begrijpen? Lees dan de complete Wtta gids. Dit artikel helpt je vooral om jezelf te toetsen. 

Hoe gebruik je deze Wtta checklist? 

Beantwoord de vragen per thema met: 

• Ja: dit is geregeld én aantoonbaar. 
• Twijfel: we doen het wel, maar bewijs of structuur ontbreekt.
• Nee: dit moet nog worden opgepakt.  

Let op: “ja” betekent niet dat iets ergens in een map staat. Het betekent dat je het snel kunt vinden, uitleggen en onderbouwen. 

1. Kloppen je arbeidsovereenkomsten en communicatie? 

Onder de Wtta telt niet alleen wat je afspreekt, maar ook wat je vastlegt en communiceert. Werknemers moeten weten onder welke voorwaarden ze werken. En jij moet kunnen aantonen dat ze die informatie hebben ontvangen.  

Wtta-checklistvragen: 

• Staan functie, loon, arbeidsduur, startdatum en werklocatie goed vastgelegd? 
• Leg je de arbeidsvoorwaarden van de inlener schriftelijk vast richting de werknemer? 
• Kun je aantonen dat de medewerker de juiste documenten heeft ontvangen?
• Zijn wijzigingen in functie, tarief of arbeidsvoorwaarden ook verwerkt?  

Wat vaak misgaat: de afspraken zijn er wel, maar zitten verspreid in mails, losse bijlagen of oude templates. Dan lijkt het geregeld, tot je bewijs moet leveren. 

Scoor je hier vaak “twijfel”? Dan zit je in de risicozone. 

2. Klopt je loonadministratie met wat er bij de inlener gebeurt? 

De gelijkwaardige beloning moet aansluiten op de functie en arbeidsvoorwaarden bij de opdrachtgever. Dat klinkt logisch, maar in de praktijk gaat het vaak mis op functienamen, toeslagen, overwerk, vergoedingen of cao-wijzigingen. Let erop dat je het volledige arbeidsvoorwaardenpakket vergelijkt. Denk aan loon, toeslagen, verlof, vergoedingen, bonussen, ADV en andere arbeidsvoorwaarden. 

Wtta-checklistvragen: 

• Klopt de functienaam met de functie bij de inlener? 
• Pas je gelijkwaardige beloning correct toe? 
• Kun je toeslagen, overwerk, vakantiegeld en onkosten onderbouwen? 
• Sluiten loonstrook, urenstaat en factuur op elkaar aan? 
• Controleer je actief of arbeidsvoorwaarden bij opdrachtgevers wijzigen? 

Wat vaak misgaat: een medewerker staat intern op “productiemedewerker”, terwijl de inlener werkt met functiegroepen. Of een opdrachtgever wijzigt toeslagen, maar die wijziging komt niet door in de loonadministratie. Ook de loonstrook zelf verdient aandacht. De naam van de opdrachtgever en de overeengekomen arbeidsduur moeten expliciet genoemd op de loonstrook staan. 

Veel “ja”? Mooi. Maar check ook of je bewijs actueel is. 

Ook de opdrachtgever krijgt door de Wtta eigen verantwoordelijkheden. Lees hier welke gevolgen de Wtta heeft voor inleners.

3. Is je urenregistratie hard genoeg? 

De urenregistratie is vaak een zwakke plek, als de registratie te algemeen is. Je moet inzicht hebben in welke werknemers je uitleent, aan welke inleners en voor hoeveel uren. Inclusief begin- en eindtijden en onbetaalde pauzes. Ook moet je urenstaten kunnen koppelen aan loonstroken. 

Wtta-checklistvragen: 

• Leg je begin- en eindtijden vast? 
• Kun je per medewerker aantonen waar die heeft gewerkt? 
• Sluiten vastgelegde uren aan? 
• Worden correcties vastgelegd met reden en akkoord?
• Is vooraf duidelijk welke werknemer bij welke inlener werkt?  

Wat vaak misgaat: er zijn wel weektotalen, maar geen begin- en eindtijden. Of de werklocatie staat alleen in het planningssysteem, maar niet in het dossier. 

Veel “nee”? Dan is actie nodig. 

4. Zijn je dossiers compleet en snel terug te vinden? 

Een dossier is pas bruikbaar als iemand anders het ook begrijpt. Zeker bij controle. Kijk daarom niet alleen of documenten bestaan, maar ook of ze logisch bij elkaar staan. 

Wtta-checklistvragen: 

• Zijn arbeidsovereenkomsten, loonstroken en jaaropgaven beschikbaar? 
• Kun je minimaal de laatste 12 maanden snel controleren? 
• Kun je onkosten, reiskosten en inhoudingen onderbouwen? 
• Zijn identiteitsgegevens en werkrechten goed vastgelegd? 
• Bewaar je de personeelsadministratie volgens de juiste bewaartermijnen? 

Volgens de Wtta moet de personeelsadministratie minimaal 7 jaar bewaard worden. Denk dus verder dan alleen de recente dossiers. Check ook of medewerkers 12 maanden na uitdiensttreding nog bij hun documenten kunnen. Dit is precies zo’n punt dat snel vergeten wordt. 

Werk je met buitenlandse partijen? Bekijk dan ook de regels voor buitenlandse uitzendbureaus onder de Wtta.

5. Werkt je organisatie ook als het druk is? 

De Wtta kijkt niet alleen naar losse documenten. Het gaat ook om je proces. Werkt je werkwijze structureel? Of alleen als die ene collega alles controleert? 

Daar hoort ook de samenwerking met inleners bij. Informeer je de inlener vóór de start duidelijk over de terbeschikkingstelling? En leg je per arbeidskracht vast wie waar werkt, bij welke opdrachtgever en in welke periode? De meld- en administratieplicht vraagt dat gegevens per arbeidskracht worden vastgelegd en bewaard. 

Wtta-checklistvragen: 

• Is duidelijk wie verantwoordelijk is voor contracten, uren, loon en dossiers?
• Zijn controles ingepland en vastgelegd? 
• Worden fouten hersteld én geëvalueerd?
• Is er een back-up als een medewerker uitvalt?
• Kun je laten zien dat je processen elke maand werken? 
• Informeer je de inlener vóór de start van de terbeschikkingstelling?  

Wat vaak misgaat: iedereen weet “ongeveer” hoe het gaat. Tot er groei, drukte of personeelswissel komt. Dan valt het proces terug op losse acties. 

Merk je dat je backoffice te afhankelijk wordt van losse acties of één vaste collega? Dan kan backoffice uitbesteden helpen om je processen schaalbaar, controleerbaar en minder kwetsbaar te maken.

Hoe scoor jij op deze Wtta checklist? 

Veel ja? Dan ben je op de goede weg. Laat nog wel iemand kritisch meekijken. 

Veel twijfel? Dan zit je in de risicozone. Vaak is er wel iets geregeld, maar nog niet strak genoeg. 

Veel nee? Dan moet je nu aan de slag. Niet pas eind 2026. 

Twijfel je na deze checklist over je contracten, uren, loonadministratie of dossiers? Dan is een Wtta-spargesprek met Flexhub een logische vervolgstap. We kijken met je mee waar de grootste risico’s zitten en wat je slim kunt aanpakken.

Wat is nu je volgende stap? 

Gebruik deze checklist als eerste spiegel. Zo krijg je scherp waar je staat. Want bij de Wtta zit het risico vaak niet in één groot probleem. Het zit juist in twijfel, in dossiers die net niet compleet zijn. In processen die vooral werken omdat één collega alles weet. Of in controles die wel gebeuren, maar niet structureel zijn vastgelegd. Herken je dat? Dan is het slim om nu door te pakken. Niet pas als de deadline dichterbij komt. 

Wil je zelf verder bouwen? Pak dan het Wtta stappenplan erbij en zet acties, deadlines en verantwoordelijkheden uit. Wil je weten wat je SNA-keurmerk betekent voor je toelatingsroute? Bekijk dan ons artikel over SNA en de Wtta. En wil je weten hoe het precies zit met de waarborgsom? Check dan het artikel Wtta waarborgsom: moet jij €100.000 betalen en wanneer?

Of neem gewoon contact op met één van onze specialisten. Je krijgt direct meer inzicht in wat al goed geregeld is, waar risico’s zitten en wat je nu als eerste moet aanpakken. Want waarom zou je alleen tobben, als het samen kan?  

Veelgestelde vragen over de Wtta checklist