Backoffice uitbesteden voor flexondernemers

Voor ons betekent het uitbesteden van de backoffice van je uitzendbureau dat je weinig tot geen omkijken meer hebt naar alles wat komt kijken bij werkgeverschap in de flexbranche. Denk aan zaken als je loonadministratie, debiteurenbeheer, ziekteverzuim en contractbeheer.

De backoffice van je uitzendbureau zelf regelen is eigenlijk een onderneming op zich. Als je je backoffice uitbesteedt, dan geef je in de meeste gevallen ook het juridisch werkgeverschap uit handen met de daarbij gepaard gaande risico’s (m.u.v. onze Independent dienstverlening).

Het gaat dan niet alleen om operationele ondersteuning, maar we denken ook tactisch en strategisch met je mee. Daarnaast kan je zelf kiezen welke risico’s en verantwoordelijkheden je uit handen wilt geven. Bekijk onze ‘pakketten’ voor backoffice dienstverlening. Of neem contact op om een afspraak te maken.

Als je je backoffice uitbesteedt aan Flexhub, gaan we nauw samenwerken. Samenwerken met ons betekent ook samen ondernemen. We zetten onze kennis en expertise graag in om met name alle backoffice uitzendbureau activiteiten perfect te regelen.

Wat zijn backoffice activiteiten of wat valt er onder backoffice?

Bij ons vallen onder andere de volgende diensten onder backoffice activiteiten:

• Contractbeheer en bijhouden en implementeren van nieuwe wet- en regelgeving
• Urenregistratie
• Salarisverwerking: incl. sociale afdrachten, pensioen, loonstroken, verwerken van loonbeslagen, etc.
• Facturatie
• Verloning (wekelijks of vier-wekelijks)
• Voorfinanciering
• Debiteurenbeheer
• Afdracht van belastingen en premies
• Inschaling
• Verzekeringen (o.a. aansprakelijkheid- en kredietverzekering)
• Ziekteverzuim en opvolging
• Certificeringen (o.a. NEN 4400-1 / SNA-keurmerk, VCU)
• Subsidies
• Software
• Uitzenden naar België
• Zzp-bemiddeling

Ook is onze professionele helpdesk direct bereikbaar voor vragen van inleners en uitzendkrachten, heb je altijd een ervaren sparringpartner op ondernemersgebied, en kan je gratis deelnemen aan onze kennissessies over ontwikkelingen in de markt.

Van ondernemers in de uitzendbranche die bij ons aankloppen horen we vaak het volgende: “We houden van het werken met mensen en het werving- en selectieproces. Maar we zitten juist niet te wachten op alle administratieve en juridische rompslomp.”

Herken je jezelf hierin? Dan is het uitbesteden van de backoffice van jouw uitzendbureau of detacheringsbureau waarschijnlijk een goede keus. Zo hou jij tijd en energie over om te doen wat je leuk vindt. En waar je goed in bent!

Een andere optie is om een administratief medewerker in te huren. Die persoon kan dan dit gedeelte uit handen nemen. Maar het is vaak lastig om één persoon te vinden die alle facetten van de backoffice beheerst, alle wet- en regelgeving kent en weet hoe je dat kunt toepassen.

Wij hebben een heel team voor je klaarstaan, waarbinnen iedereen zijn eigen specialisme heeft. Zo ben je ervan verzekerd dat alles goed geregeld wordt.

Allereerst scheelt het uitbesteden van je backoffice veel tijd. Tijd om alle administratieve handelingen te doen en tijd om je kennis van alle wet- en regelgeving en cao’s bij te houden. Ook tijd om je debiteuren na te bellen, etc. Tijd die jij veel beter kunt gebruiken om te doen wat jij leuk vindt: het werven en matchen van inleners en kandidaten.

Hieronder noemen we de 3 belangrijkste redenen die flexondernemers noemen als ze bij ons aankloppen:

Top 3 redenen backoffice uitbesteden uitzendbureau

Kennis altijd up-to-date

Cao-verhogingen, modelovereenkomsten, de inlenersbeloning, juiste inschaling, constant veranderende wet- & regelgeving. Dit is nog maar een greep uit alle wetten en regeltjes.

En net als je denkt dat je ze onder de knie hebt, veranderen ze weer. Omdat cao’s en wet- en regelgeving voortdurend veranderen, moet je je kennis goed op peil houden en dat is voor veel uitzendbureaus zelf niet te doen.

Daarom hebben wij een aantal specialisten in dienst, die de wet- en regelgeving binnen de flexbranche op hun duimpje kennen. Verandert er iets, dan verwerken ze dat op de juiste manier en informeren je waar nodig. Als je de backoffice van je uitzendbureau uitbesteedt, weet je dus zeker dat je voldoet aan de huidige wet- en regelgeving.

Minder risico

Als een uitzendkracht ziek of arbeidsongeschikt wordt, kan dat grote financiële gevolgen hebben. Als je je backoffice uitbesteedt, is dit risico voor ons. Ook je debiteurenrisico kan je geheel of gedeeltelijk aan ons uitbesteden. Dan heeft het geen gevolgen voor jou als een inlener niet betaalt, maar lossen wij dat op.

Minder liquide middelen nodig

Een uitzendbureau heeft voldoende liquide middelen nodig voor voorfinanciering. Het gaat dan om de lonen van de uitzendkrachten die je al moet uitbetalen voordat de inlener betaalt. En dat kan flink oplopen.

Als je je backoffice uitbesteedt, zijn wij verantwoordelijk voor die voorfinanciering. Daardoor is het voorschieten van grote bedragen en het debiteurenbeheer niet meer jouw zorg, maar de onze. Dat geeft zeker in de opstartfase van je onderneming veel rust, maar ook als je verder wilt groeien.

En zijn er dan ook nadelen aan backoffice uitbesteden?

Dit zijn wat ons betreft de grootste voordelen van het samenwerken met een backoffice bureau. We kunnen ons echter voorstellen dat je je afvraagt of er ook nadelen zijn. Het meest genoemde nadeel is natuurlijk dat het uitbesteden van je backoffice geld kost. De vraag is alleen of dat ook echt zo is. Je bespaart als uitzendbureau namelijk ook geld doordat je zelf geen dure licentie voor uitzendsoftware hoeft te betalen (die is bij ons inclusief) en je hoeft geen gespecialiseerde backoffice medewerkers en juridische specialisten in dienst te nemen (als je die al kunt vinden). In plaats daarvan betaal je een vast bedrag aan het backoffice bureau voor de uitgevoerde diensten. 

Van gedachten wisselen?

Wil je hier eens over van gedachten wisselen? Neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.

Veel ondernemers denken dat de tarieven voor het uitbesteden van de backoffice flink zijn. Zelf doen lijkt wellicht voordeliger, maar is het eigenlijk vaak niet. Als je namelijk alle factoren meerekent, is het uitbesteden van je backoffice helemaal niet meer zo duur.

Want als je zelf je backoffice verzorgt, zijn er ook kosten voor de backoffice van je uitzendbureau. Denk dan aan zaken als:

• personeelskosten voor een administratief medewerker
• tijd die jij of je medewerkers moeten investeren in het up to date houden van jullie kennis van wet- en regelgeving
• de aanschaf van specifieke software voor salarisadministratie en -uitbetaling
• verzekeringen voor je uitzendkrachten
• et cetera

Profiteer van ons collectief

Al deze zaken zijn niet goedkoop en/of kosten veel tijd als je het goed wilt doen. Als je je backoffice aan ons uitbesteedt, nemen wij al deze zaken voor onze rekening. Omdat wij hierin gespecialiseerd zijn, zijn wij hier minder tijd aan kwijt.

Ook kunnen we kosten voor bijvoorbeeld verzekeringen, uitzendsoftware en ziekteverzuim verdelen over een groeiend aantal personen. Daardoor kunnen wij dit voor een scherp tarief aanbieden.

Wij factureren niet aan jou

Wist je dat je van ons geen facturen ontvangt voor onze backoffice dienstverlening? Inleners/opdrachtgevers betalen het bruto uurloon x onze kostprijsfactor + marge voor jou aan ons. Je marge zetten we vervolgens één op één naar jou door.

Als je op zoek bent naar een partner om de backoffice van je uitzendbureau aan uit te besteden, kan dat een flinke puzzel zijn. Belangrijk is dat je eerst voor jezelf helder hebt wat je belangrijk vindt: de laagste prijs, snelheid van reageren, betrouwbaarheid, persoonlijke aandacht, flexibiliteit, etc. Daarnaast zijn er ook de grotere vragen (naar de toekomst toe): wil je de mogelijkheid hebben om zelf juridisch werkgever te zijn, wil je zelf kunnen kiezen welke risico’s je wilt dragen, etc.? Online kan je vaak al veel informatie vinden en een eerste vergelijk maken. Maar daarna raden we je altijd aan om in gesprek te gaan met een aantal backoffice partijen. Lees meer over de punten waar je op moet letten bij het kiezen van een backoffice partner, in dit artikel.

Backoffice prijzen vergelijken

Het vergelijken van backoffice tarieven is natuurlijk ook belangrijk, maar is vaak niet heel gemakkelijk omdat er grote verschillen zijn in wat wel/niet inbegrepen is. Vraag daarom goed door. Wat zit er echt inbegrepen in het backoffice tarief? Denk dan aan zaken die we hierboven noemen, maar ook aan:

• Welke betalingstermijn hanteren ze?
• Houden ze subsidies zelf of worden die netjes doorgezet naar jouw flexonderneming?
• Wat zijn de arbeidsvoorwaarden voor uitzendkrachten? Krijgen ze ziekte echt uitbetaald of enkel minimale uren?
• Wat is hun reactiesnelheid?
• Werken ze met goede systemen/software en is dat inbegrepen?

Dus kijk verder dan je neus lang is en laat je goed informeren. Iedere dienstverlening heeft haar prijs.

Overstappen van backoffice dienstverlener kan best spannend zijn, omdat je natuurlijk niet wilt dat je opdrachtgevers en uitzendkrachten hier hinder van ondervinden. Wij zijn ons daar zeker van bewust van. Daarom zetten we ons 100% in om de overstap goed en snel te laten verlopen, zodat eigenlijk niemand er iets van merkt. Alleen in positieve zin natuurlijk.

Wil je meer weten over overstappen van backoffice uitbesteden? Lees dan hier hoe en overstap naar Flexhub in zijn werk gaat.